Guide utilisateur RENdez-vous

RENdez-vous est un service de webconférence accessible directement sur les postes de travail, tablettes et via une application tierce pour les smartphones. Il n’y a pas besoin d’équipement visio spécifique. Le standard web RTC sur lequel repose RENdez-vous permet de faire une web-conférence depuis un navigateur web sans plugin ni logiciel tiers (excepté pour les smartphones).

Le service RENdez-vous vous permet de :

  • Dialoguer et voir vos collaborateurs comme si vous étiez dans la même salle tout en permettant le mode silencieux et sans visuel.
  • Partager votre écran
  • Prendre des notes dans un document partagé.
  • Envoyer des messages instantanés.

Ce service est disponible à l'ensemble des établissements connectés à RENATER. Les personnes extérieures à la communauté peuvent participer aux conférences, qu’elles soient à l’étranger ou en France, mais seuls les membres de la communauté peuvent démarrer une conférence, en s’authentifiant au préalable via la fédération d’identité.

Avant de démarrer s'assurer d’avoir :

  • un microphone et/ou une webcam de branchés sur votre ordinateur.
  • une connexion internet stable.
  • au moins un utilisateur avec un compte dans la Fédération Education-Recherche ou bien dans la Fédération eduGain pour démarrer la conférence.

Pour démarrer votre première conférence, aller sur la page d'accueil de RENdez-vous avec un navigateur supportant la technologie WebRTC (Chrome et Firefox).

Entrer le nom de conférence de votre choix ou utiliser le nom aléatoire généré par la plateforme.

Une fois connecté sur l'interface de conférence, autoriser les accès aux périphériques audio et vidéo (si vous comptez les utiliser), cliquer sur “Accepter les CGU du service” puis sur “Je suis l'hôte” pour procéder à votre authentification via la fédération d'identité.

La demande d'accès au partage de votre micro et de votre vidéo ne vous sera présentée que lors de votre première connexion à RENdez-vous. Vous pourrez ultérieurement changer ces paramètres dans les paramètres de navigateur.

Pour inviter des participants à votre conférence de façon rapide, il suffit de leur envoyer l'URL de la diffusion. Par exemple : http://rendez-vous.renater.fr/maPremiereDiffusion.

Afin de faciliter la transmission des informations de connexion, Rendez-vous vous propose un formulaire de préparation de conférence : fonctionnalité de préparation de conférence Rendez-Vous.

Une fois connecté à votre conférence, vous pouvez aussi récupérer ce lien dans la barre de navigation ou bien cliquez sur l'icône “Inviter des participants”.

En passant par l'interface d'invitation des participants, vous pouvez récupérer le lien de la conférence pour le transmettre.

En cliquant sur le menu “Options de sécurités” vous pouvez restreindre l'accès par l'ajout d'un mot de passe ou l’activation d’une salle d’attente (Sécurité).

Télécharger l’application mobile Jitsi-Meet sur les stores ITunes ou Google Play ou bien, connectez-vous directement sur http://rendez-vous.renater.fr depuis votre navigateur mobile.

Une fois l’application Jitsi-Meet téléchargée et lancée, il suffit de remplir le champ « Enter room name » avec l’adresse complète de votre conférence RENdez-vous : https://rendez-vous.renater.fr/myRoomAMoi.

Si vous voulez rejoindre une conférence que vous avez déjà utilisée avec votre application mobile, il suffit de cliquer sur son nom dans le menu de l’historique des conférences sur la partie basse de l’interface.

Vous pouvez aussi accéder à votre conférence depuis le lien de votre navigateur web mobile. Ce lien vous permettra de démarrer l’application vers la bonne conférence ou bien de rejoindre votre conférence via votre navigateur.

Vous retrouverez l’ensemble des outils et fonctionnalités dans le menu du bas tel qu’affiché ci-dessous :

La zone de Chat permet aussi de réaliser un sondage rapide en cliquant sur l'onglet “sondage”.

L'interface permet de proposer une question avec différent choix puis d'envoyer la question à tous les participants:

Une fois le sondage envoyé, tous les participants peuvent sélectionner leur réponse :

Information du profil utilisateur

Le premier élément de ce menu permet de personnaliser les informations du profil utilisateur : nom, langue, avatar.

Paramètre de performance : Ajuster la qualité vidéo

Ce menu permet de choisir la qualité vidéo émise et reçue pour la conférence en cours. Vous pouvez aussi basculer en mode “Bande passante faible” où vous ne recevrez que l'audio et la partage d'écran des autres participants.

Ouvrir le document partagé

L’éditeur de texte intégré à RENdez-vous se base sur le logiciel Etherpad. Chaque texte est à usage unique, c'est-à-dire qu'un nouveau texte est initialisé à chaque démarrage de conférence. L'interface d'Etherpad permet de partager un lien direct vers le texte sans passer par l'interface de REndez-vous. Ce lien reste actif 3 heures après toutes dernières modifications du texte. Le contenu est en suite supprimé définitivement de nos serveurs.

Sélectionner un arrière-plan virtuel

Ce menu permet de sélectionner un arrière-plan virtuel. Cet arrière-plan peut être l'un des arrière-plans prédéfinis ou alors être personnalisé en cliquant sur “Ajouter un arrière-plan”. Sélectionner un arrière-plan et cliquer sur Appliquer pour l'activer ou cliquer sur rien pour désactiver l'arrière-plan.

Suppression du bruit

Cette option permet de lancer un traitement poussé de réduction du bruit sur votre micro. Utile lorsque votre environnement de travail est bruyant.

Si vous êtes authentifié, vous avez accès aux options de modération de Rendez-vous.

Commencer l'enregistrement

Cette option permet de lancer l'enregistrement de la conférence sur votre poste de travail. En fin d'enregistrement, le fichier vidéo généré est enregistré par votre navigateur. Cette option n'est pour le moment compatible qu'avec les navigateurs basés du Chrome.

Sécuriser une conférence

Définir un mot de passe
  • Cliquer sur “Ajouter un mot de passe”
  • Renseigner votre mot de passe dans le champ texte puis valider le en cliquant sur “Ajouter”.
  • Tous les prochains participants à la conférence devront rentrer le mot de passe pour y accéder.
Activer la salle d'attente

Une fois la salle d'attente activée, tous les nouveaux participants à la conférence devront passer par un écran de demande d'accès à la conférence.

Seuls les organisateurs de la conférence pourront autoriser l'entrée des nouveaux participants.

Gestion des participants

Via l’interface des miniatures de vidéo de participants :

Sortir un participant de la conférence Sortir un participant de la conférence.
Donner les droits modérateurs à un participant Donner les droits modérateurs à un participant.
Rendre muet un participant Rendre muet un participant.
Régler son niveau sonore de sortie sur votre navigateur Régler son niveau sonore de sortie sur votre navigateur.

Via la liste des participants, un modérateur peu :

  1. Sortir un participant de la conférence.
  2. Inviter un participant.
  3. Gérer les participants en salle d'attente.
  4. couper micro et/ou vidéo d'un participant.
  5. couper micro et/ou vidéo de tous participants.
  6. Envoyer un message privé
  7. Empêcher la réactivation des médias
  8. Demander à un participant de réactiver son micro.

Dans l'onglet “Plus” du menu “Paramètres”, les modérateurs peuvent aussi régler la conférence pour :

  • Couper le micro des prochains participants.
  • Couper la vidéo des prochains participants.

Attention, chaque participant peut rétablir son micro ou sa vidéo une fois coupé par un modérateur.

Si vous désirez répartir les participants en différents groupes de travail, vous pouvez créer des salles annexes. Tous les participants commenceront sur votre salle principale et pourront par la suite rejoindre des salles spécifiques.

  • Création d'une salle annexe par un modérateur :
  1. En tant que modérateur, cliquer sur le bouton Participants:
  2. Dans le menu participants, cliquer sur “Ajouter une salle annexe” :

  • Rejoindre une salle annexe :
  1. En tant que participants, cliquer sur le bouton Participants:
  2. Dans le menu participants, survoler le nom d'une salle annexe pour afficher les options de la salle
  3. Cliquer sur “rejoindre” :

  • Quitter une salle annexe :
  1. Lorsque vous êtes dans une salle annexe, cliquer sur le bouton Participants:
  2. Cliquer sur “Quitter la salle annexe” :

  • Suppression d'une salle annexe par un modérateur :
  1. En tant que modérateur, cliquer sur le bouton Participants:
  2. Survoler le bouton plus d'option à côté du nom de la salle annexe :
  3. Cliquer sur fermer :

Si vous voulez en savoir plus sur l’état de votre connexion, vous avez accès à un tableau de bord des connexions en cliquant sur l'icône de l'état de la connexion pour chacune des vignettes utilisateurs :

Une page de test spécifique à Rendez-vous est à votre disposition pour vérifier la compatibilité de votre poste de travail avec Rendez-Vous : Test rendez-vous

Une fois arrivé sur cette page, cliquer sur “Lancer le test” et attendre que tous les tests s’exécutent. En cas de problème particulier avec un des tests, celui-ci passera en rouge.

Pour des raisons de sécurité, l’accès à vos périphériques audio et vidéo est soumis à des autorisations. Il y a trois niveaux d'autorisation à prendre en compte :

  • Autorisation navigateur ;
  • Autorisation anti-virus ;
  • Autorisation système.

Il vous faut donc vérifier ces trois niveaux différents en cas de problème média.

Les 2 familles de navigateurs actuellement supportés par Rendez-vous sont Chrome-Chromium et Firefox.

La plupart des antivirus intègrent un système de protection de la vie privée ajoutant une protection de la webcam à votre système.

  • Vérifier que les paramètres de votre antivirus autorisent bien l'utilisation de vos périphériques audio et vidéo par votre navigateur.
  • Vérifier que la licence de votre antivirus est à jour.

Pour cela, reportez-vous au site d’assistance de l'éditeur de votre antivirus.

Les systèmes MacOS et Windows 10 possèdent une gestion des accès aux périphériques audio et vidéo par application. Il faut donc autoriser votre navigateur à y accéder.

Si le test de connexion échoue, cela veut dire que votre navigateur ne peut pas réaliser de connexion média WebRCT vers notre serveur de test.

Vérifier auprès de vos responsables informatiques locaux les règles de filtrages des connexions suivantes : filtrage.

Ouvrer un ticket sur notre plateforme d'assistance : assistance.renater.fr.

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  • Dernière modification : 2023/11/14 11:07
  • de samuel.durand@prestataire.renater.fr