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Guide utilisateur RENdez-vous

1.Généralités

RENdez-vous est un service de webconférence accessible directement sur les postes de travail, tablettes et via une application tierce pour les smartphones. Il n’y a pas besoin d’équipement visio spécifique. Le standard web RTC sur lequel repose RENdez-vous permet de faire une web-conférence depuis un navigateur web sans plugin ni logiciel tiers (excepté pour les smartphones). Le service est accessible en IPv4 et en IPv6. Le service RENdez-vous vous permet de :

  • Dialoguer et voir vos collaborateurs comme si vous étiez dans la même salle tout en permettant le mode silencieux et sans visuel.
  • Partager votre écran
  • Prendre des notes dans un document partagé.
  • Envoyer des messages instantanés.

Ce service est disponible à l'ensemble des établissements connectés à RENATER. Les personnes extérieures à la communauté peuvent participer aux conférences, qu’elles soient à l’étranger ou en France, mais seuls les membres de la communauté peuvent démarrer une conférence, en s’authentifiant au préalable via la fédération d’identité.

2.Démarrer avec RENdez-vous

Avant de démarrer s'assurer d’avoir :

  • un microphone et/ou une webcam de branchés sur votre ordinateur.
  • une connexion internet stable.
  • au moins un utilisateur avec un compte dans la Fédération Education-Recherche ou bien dans la Fédération eduGain pour démarrer la conférence.

2.1.Commencer votre webconférence

Pour démarrer votre première conférence, aller sur la page d'accueil de RENdez-vous avec un navigateur supportant la technologie WebRTC (Chrome et Firefox).

Entrer le nom de conférence de votre choix ou utiliser le nom aléatoire généré par la plateforme.

Une fois connecté sur l'interface de conférence, autoriser les accès aux périphériques audio et vidéo (si vous comptez les utiliser) puis cliquer sur “je suis l'hôte” pour procéder à votre authentification via la fédération d'identité.

La demande d'accès au partage de votre micro et de votre video ne vous sera présentée que lors de votre première connexion à RENdez-vous. Vous pourrez ultérieurement changer ces paramètres dans les paramètres de navigateur.

2.2.Inviter des participants

Pour inviter des participants à votre conférence il suffit de leur envoyer l'URL de la diffusion. Par exemple : http://rendez-vous.renater.fr/maPremiereDiffusion.

Une fois connecté à votre conférence, vous pouvez aussi récupérer ce liens dans la barre de navigation ou bien cliquez sur l'icône “Inviter des participants”.

En passant par l'interface d'invitation des participants vous pouvez récupérer le lien de la conférence et aussi en restreindre l'accès par l'ajout d'un mot de passe. Une fois le mot de passe ajouté, cliquer sur “Ajouter”. Tous les prochains participants à la conférence devront rentrer le mot de passe pour y accéder.

2.3 Accès depuis un mobile Android et IOS

Télécharger l’application mobile Jitsi-Meet sur les stores ITunes ou Google Play ou bien connectez-vous directement sur http://rendez-vous.renater.fr depuis votre navigateur mobile.

Une fois l’application Jitsi-Meet téléchargée et lancée, il suffit de remplir le champ « Enter room name » avec l’adresse complète de votre conférence RENdez-vous : https://rendez-vous.renater.fr/myRoomAMoi.

Si vous voulez rejoindre une conférence que vous avez déjà utilisée avec votre application mobile, il suffit de cliquer sur son nom dans le menu de l’historique des conférences sur la partie basse de l’interface.

Vous pouvez aussi accéder à votre conférence depuis le lien de votre navigateur web mobile. Ce lien vous permettra de démarrer l’application vers la bonne conférence ou bien de rejoindre cotre conférence via votre navigateur.

3.Les outils de RENdez-vous

3.1.L'interface Jitsi-Meet

Vous retrouverez l’ensemble des outils et fonctionnalités dans le menu du bas tel qu’affiché ci-dessous :

3.2.Micro, Caméra , Quitter la conférence

Activer / Désactiver votre microphone. Utiliser la flèche pour changer votre microphone actif.
Activer / Désactiver votre caméra. Utiliser la flèche pour changer votre caméra active.
Quitter la conférence.

3.3 Outils de communication

Partager votre écran avec les autres participants. Une fois le partage d’écran autorisé, vous pourrez sélectionner la source à partager : fenêtre, onglet ou écran entier.
Lever la main. Pour demander à prendre la parole. Cliquer une deuxième fois pour baisser la main.
Chatter avec les autres participants. L'historique des messages est supprimé à la fin de la conférence.

3.4.Outils supplémentaires

Modifier l'affichage. Permet de basculer entre la vue mosaïque et la vue présentateur.
Inviter des participants. Permet de récupérer un lien d'invitation à la conférence.
Ouvrir le menu des actions supplémentaires.

Information du profil utilisateur

Le premier élément de ce menu permet de personnaliser les informations du profil utilisateur : nom, langue, avatar.

Ajuster la qualité vidéo

Ce menu permet de choisir la qualité vidéo maximum émise et reçu pour la conférence en cours. Vous pouvez aussi basculer en mode “Bande passante faible” où vous ne recevrez que l'audio et la partage d'écran es autres participants.

Ouvrir le document partagé

L’éditeur de texte intégré à RENdez-vous se base sur le logiciel Etherpad. Chaque texte est à usage unique, c’est a dire qu'un nouveau texte est initialisé à chaque démarrage de conférence. L'interface d'Etherpad permet de partager un lien direct vers le texte sans passer par l'interface de REndez-vous. Ce liens reste actif 3 heures après toutes dernières modifications du texte. Le contenu est en suite supprimé définitivement de nos serveurs.

3.6.Actions réservées aux modérateurs

Si vous êtes authentifié vous avez accès au options de modération de Rendez-vous.

Sécuriser une conférence

 Ouvrir les options de sécurisation de conférence. Ce menu permet de définir un mot de passe de conférence ou d'activer une salle d'attente.
Activer la salle d'attente

Une fois la salle d'attente activée, tous les nouveaux participant à la conférence devront passer par un écran de demande d'accès à la conférence.

Seul les organisateurs de la conférence pourront autoriser l'entrée des nouveaux participants.

Gestion des participants

Via l’interface des miniatures de vidéo de participants :
Sortir un participant de la conférence.
Donner les droits modérateur à un participant.
Rendre muet un participant.
Rendre muet tous les autres participants.
 Régler son niveau sonore de sortie sur votre navigateur.

Dans l'onglet “Plus” du menu “Paramètres”, les modérateurs peuvent aussi régler la conférence pour :

  • Couper le micro des prochains participants.
  • Couper la vidéo des prochains participants.

Attention chaque participant peut rétablir son micro ou sa vidéo une fois coupé par un modérateur.

3.7.Statistiques de connexion

Si vous voulez en savoir plus sur l’état de votre connexion vous avez accès à un tableau de bord des connexions en cliquant sur l'icône de l'état de la connexion pour chacune des vignettes utilisateurs:

4.Informations de dépannage

4.1.Testez votre caméra et votre microphone avec Rendez-Vous

Une page de test spécifique à Rendez-vous est à votre disposition pour vérifier la compatibilité de votre poste de travail avec Rendez-Vous : Test rendez-vous

Une fois arrivé sur cette page, cliquer sur “Lancer le test” et attendre que tous les tests s'executent. En cas de problème particulier avec un des tests celui-ci passera en rouge.

4.2.Autorisez l’accès à votre caméra et à votre microphone

Pour des raisons de sécurité, l'accès à vos périphériques audio et vidéo est soumis à des autorisations. Il ya deux niveaux d'autorisation à prendre en compte, il vous faut donc vérifier ces deux niveaux différents en cas de problème média.

4.2.1 Autorisation navigateurs

Les 2 familles de navigateurs actuellement supporté par Rendez-vous sont Chrome-Chromium et Firefox.

4.2.2 Autorisation systèmes

Les systèmes MacOS et Windows 10 possèdent une gestion des accès aux périphériques audio et vidéo par application. Il faut donc autoriser votre navigateur à y accéder.

4.3 Problème au niveau du test de connexion

Si le test de connexion échoue, cela veut dire que votre navigateur ne peut pas réaliser de connexion média WebRCT vers notre serveur de test.

Veuillez vérifier auprès de vos responsable informatiques locaux les règles de filtrages des connexions suivante : filtrage.

4.4 Si les problèmes persistent, réalisez un test détaillé pour aller plus loin

Lancer un test sur la page du projet officiel WebRTC https://test.webrtc.org/ et joignez le rapport à votre demande de support sur notre portail assistance.renater.fr.