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Guide utilisateur RENAvisio

1. Généralités

RENAvisio vous permet de bénéficier d’une solution fiable et simple de réservation de ponts de visioconférence via son interface web. Vous avez la possibilité de créer une réunion de manière programmée ou instantanée en fonction de vos besoins.

RENAvisio est accessible depuis vos salles de réunion équipées de matériel visio ainsi que depuis les équipements personnels des utilisateurs via le téléchargement de logiciel. Seul l’organisateur s’authentifie au préalable via la Fédération pour programmer la visioconférence. RENAvisio + apporte en complément une expérience en haute définition et le chiffrement des flux, lorsque l’équipement visio est adapté.

2. Réservation d’une visioconférence

Il faut se connecter au portail via l’adresse suivante : https://renavisio.renater.fr/.

Choisir son établissement dans la liste déroulante, et s’authentifier en utilisant les identifiants de son compte fédération d’identité.

2.1 Planifier une nouvelle conférence

Permet de réserver une conférence en choisissant le type (Audio ou Audio/Video), le nombre de connexion, ajouter l’adresse mail des participants pour envoyer les invitations, ainsi que le choix de la plateforme dans les options avancées (CODIAN ou SCOPIA). Une conférence planifiée sera joignable 10 min avant l’heure de début renseignée dans le formulaire.

2.2 Créer une conférence instantanée

Permet de créer une conférence en 1 clic, d’une durée de 3 heures, prévue pour 3 connexions.
Par défaut, elle est planifiée sur les ponts SCOPIA, mais peut être créée sur les ponts CODIAN si les premiers sont trop chargés.

Une fois la réservation effectuée, vous pouvez la modifier ultérieurement en cliquant sur le bouton « modifier » sur l’interface. Cela permet de changer le titre, l’heure, le nombre de points connectés, …

Une vidéo-conférence est aussi joignable par téléphone.

3. Gestion de vos conférences

Lorsque vous accédez à la liste de vos conférences via le bouton “Gérer vos conférences”, vous avez la possibilité de n'afficher que les conférences en cours, planifiées, terminées, ou toutes vos conférences.
Par défaut, l'interface affichera les 5 premières conférences, vous avez la possibilité d'afficher les suivantes en cliquant sur le bouton “Charger plus de conférences”.

3.1 Conférences en cours

Vous pouvez choisir de n'afficher que les conférences en cours en sélectionnant “En cours (x)“ dans le menu de gauche.
Les conférences en cours sont celles qui ont déjà commencées mais qui ne sont pas terminées.
Le chiffre entre parenthèse correspond à votre nombre de conférence en cours.

3.2 Conférences planifiées

Vous pouvez choisir de n'afficher que les conférences panifiées en sélectionnant “Planifiées (x)“ dans le menu de gauche.
Les conférences planifiées sont toutes les conférences qui n'ont pas encore commencées.
Le chiffre entre parenthèse correspond à votre nombre de conférences planifiées.

3.3 Conférences terminées

Vous pouvez choisir de n'afficher que vos conférences terminées en sélectionnant “Terminées (x)“ dans le menu de gauche.
Les conférences terminées sont toutes vos conférences qui se sont déjà déroulées.
Le chiffre entre parenthèse correspond à votre nombre de conférences terminées.

3.4 Toutes vos conférences

Vous pouvez choisir d'afficher toutes vos conférences en sélectionnant “Toutes (x)“ dans le menu de gauche.
Le chiffre entre parenthèse correspond à votre nombre total de conférences.

3.5 Trier vos conférences

Vous avez la possibilité de trier vos conférences : Les tris disponibles sont :

  • Date de début : ordre croissant
  • Date de début : ordre décroissant
  • Titre A-Z
  • Titre Z-A


3.6 Recherche de conférences

Vous avez désormais la possibilité de rechercher vos conférences en utilisant le champ de recherche situé au dessus de la liste de vos conférences :

La recherche s'effectue sur les champs :

  • Titre
  • Identifiant
  • Date de début
  • Durée
  • Fuseau horaire
  • Type de conférence
  • Mail
  • Charge estimée
  • Commentaire


NB : si vous souhaitez rechercher une conférence par date, vous devrez utiliser le format suivant : jj/mm/aaaa

Exemple : pour rechercher ma conférence débutant le 25 septembre 2020, je peux renseigner dans le champ de recherche “25/09/2020”

3.7 Dupliquer une de vos conférences

Vous avez désormais la possibilité de dupliquer vos conférences.
Cette fonctionnalité permet de pré remplir les champs de votre conférence à dupliquer dans le formulaire de création d'une conférence.
Un bouton “Dupliquer votre conférence” est disponible dans la liste de vos toutes vos conférences, en cours, planifiées et terminées.

Voici les champs qui seront pré remplis dans le formulaire :

  • Titre
  • Code d'accès
  • Fuseau horaire
  • Type de conférence
  • Nombre de connexion estimé
  • Commentaire
  • Destinataires


4. Connexion sur un des ponts CODIAN

Suite à l’opération de maintenance du 19 décembre 2016, les adresses IP des pont CODIAN ont changé. Vous trouverez le nouveau plan d’adressage sur la page suivante: https://services.renater.fr/voix_et_image/nouvelle_numerotation_ip_et_rnis

4.1 Depuis un poste de travail (Windows)

Le plus simple est d’utiliser l’utilitaire « Conference ME » qui vous permet de vous connecter au pont depuis un navigateur WEB. Cet utilitaire n’est disponible que sous Windows. Si ce n'est pas déjà fait vous pouvez le télécharger depuis cette URL : http://ccmsem04.renater.fr/conferenceme.msi Pensez à vérifier que votre antivirus ne bloque pas l’application. Il vous suffit de cliquer sur le lien donné dans le mail de réservation/invitation, comme ci-dessous :

La fenêtre suivante va s’ouvrir, il ne reste plus qu’à appuyer sur OK pour joindre votre conférence.

Si vous ne pouvez utiliser « Conference ME », vous devez au préalable installer un logiciel. Voici une liste des logiciels à votre disposition : https://services.renater.fr/voix_et_image/quel_equipement_utiliser

Il est important de vérifier la configuration de votre pare feu avant la première utilisation : https://services.renater.fr/voix_et_image/configuration_de_pare-feu

4.2. Depuis un téléphone

Il vous suffit de composer le numéro indiqué dans le mail de réservation, puis de composer le numéro de la conférence et le mot de passe, en terminant par # à chaque fois. Le coût de l’appel est celui de votre opérateur.

4.3. Depuis un équipement matériel

Appelez l’adresse IP fourni dans le mail de réservation. Vous arrivez sur l’accueil avec la liste des conférences. Vous pouvez naviguer sur le menu avec les flèches de votre télécommande en activant le mode distant pour sélectionner votre conférence ou rentrer directement le numéro de la conférence et finir par #. Ensuite, tapez le mot de passe puis #.

Une conférence de test est disponible sur tous nos ponts CODIAN. Il s’agit de la conférence CAFE, disponible 24/7, avec l’identifiant 9999# et sans mot de passe.

5.Connexion sur la plateforme SCOPIA

La plateforme SCOPIA a une adresse IP qui commence toujours par 194.214.202.X. Voici les différents modes de connexion :

5.1. Depuis un poste de travail

Il est recommandé de disposer de la dernière mise à jour de votre navigateur pour utiliser SCOPIA DESKTOP.

Le plus simple est d’utiliser l’utilitaire « SCOPIA DESKTOP » qui vous permet de vous connecter au pont depuis un navigateur WEB. Cet utilitaire est disponible sur Windows XP ou supérieur et Mac OSX 10.6 ou supérieur.

Il vous suffit de cliquer sur le lien donné dans le mail de réservation/invitation.

Une nouvelle page de votre navigateur s’ouvre, comme ci-dessous.

Votre nom est l’information qui apparaitra lors de la conférence pour vous identifier. Les identifiants de la réunion sont déjà pré remplis. Il suffit de cliquer sur « Participer maintenant ».

Pensez à vérifier que le module « Conference Client Dispatcher » de votre navigateur est bien positionné à « toujours activer ».

5.2. Depuis un téléphone

Il vous suffit de composer le numéro indiqué dans le mail de réservation, puis de composer le numéro de la conférence et le mot de passe, en terminant par # à chaque fois. Le coût de l’appel est celui de votre opérateur.

5.3. Depuis un équipement matériel

Appelez l’adresse IP fourni dans le mail de réservation. Vous arrivez sur l’accueil avec la liste des conférences. Vous pouvez naviguer sur le menu avec les flèches de votre télécommande en activant le mode distant pour sélectionner votre conférence ou rentrer directement le numéro de la conférence et finir par #. Ensuite, tapez le mot de passe puis #.

Une conférence de test est disponible sur la plateforme SCOPIA. Il s’agit de la conférence 9999, disponible 24/7, avec l’identifiant 9999# et 0000 # pour mot de passe.