Dans le but de transmettre en avance les codes d'accès aux visioconférences Rendez-vous, vous avez la possibilité de préparer votre visioconférence.

Pour accéder au formulaire de préparation de visioconférence de Rendez-vous :

1. Connectez-vous à votre compte sur notre plateforme.
2. Allez dans la section “Préparer” ou “Préparer une visioconférence”.
3. Choisissez le type de visioconférence que vous souhaitez réaliser. Ce choix permet de préremplir certains réglages de votre réunion, mais vous êtes libre de les modifier en fonction de vos besoins.
4. Saisir un nom pour votre visioconférence.
5. Si vous le souhaitez, modifier les options avancées de votre réunion.

Il existe les 3 modèles pré-définis de réunions :

La visioconférence simple permet à tous les participants de se rejoindre en ligne facilement en utilisant un lien URL que vous leur fournissez. Ce type de réunion est idéal pour des discussions en petit groupe, des réunions d'équipe, ou des consultations rapides. Les participants peuvent se connecter à partir de leur ordinateur, tablette ou téléphone mobile sans avoir besoin d'installer de logiciel supplémentaire.

Caractéristiques principales :

• Accès facile via un lien URL
• Aucune installation requise pour les participants
• Idéal pour les réunions en petit comité

La réunion hybride offre la flexibilité nécessaire pour permettre à vos participants de se connecter à partir de divers dispositifs. Que ce soit depuis des ordinateurs, des téléphones ou des salles de visioconférence équipées, ce type de réunion garantit que tout le monde peut participer, peu importe l'emplacement physique de la personne. Les réunions hybrides sont parfaites pour réaliser des visioconférences avec à la fois des personnes à distance depuis leur poste et des personnes en local depuis une salle de visioconférence.

Caractéristiques principales :

• Connexion depuis une variété de dispositifs (ordinateurs, téléphones, salles de visioconférence)
• Intégration fluide des participants distants et locaux
• Adaptabilité pour différents environnements de travail

Le colloque interactif est conçu pour organiser des réunions de grande envergure, accueillant jusqu'à 200 participants. Ce format est idéal pour des webinaires, des conférences ou des sessions de formation en ligne. Les colloques interactifs permettent une interaction riche entre les participants grâce à des fonctionnalités comme les sondages en direct, les sessions de questions-réponses et les discussions en petits groupes.

Caractéristiques principales :

• Capacité d'accueil jusqu'à 200 participants
• Fonctionnalités interactives (sondages, Q&R, discussions en petits groupes)
• Parfait pour des événements à grande échelle tels que des webinaires et des conférences

• Activer la salle d'attente
  • Description : Activez une salle d'attente pour que les participants attendent l'approbation avant de rejoindre la réunion.
  • Activation : Cochez la case “Activer la salle d'attente”.
• Ajouter un mot de passe
  • Description : Configurez un mot de passe à 6 chiffres pour restreindre l’accès aux personnes ayant celui-ci.
  • Activation : Cochez la case “Mot de passe” et entrez un mot de passe à 6 chiffres.
• Forcer l'authentification de tous les participants
  • Description : Exigez que tous les participants se connectent avec des identifiants vérifiés par la Fédération d'Identité de l'ESR avant de rejoindre la réunion.
  • Activation : Cochez la case “Forcer l'authentification”.
• Organisateur unique
  • Description : La réunion ne pourra être démarrée que par la personne ayant préparé la réunion.
  • Activation : Cochez la case “La conférence pourra être démarrée seulement par : jean.dupond@mondomaine.fr”.
• Lien de démarrage sans authentification
  • Description : Générer un lien permettant de lancer la réunion sans passer par les écrans d’authentification de la Fédération. La personne ayant préparé la réunion est alors automatiquement considérée comme l’hôte de celle-ci.
  • Activation : Cochez la case “Générer un lien de démarrage sans authentification”

• Accès téléphonique
  • Description : Permettre aux participants de rejoindre la réunion par téléphone.
  • Activation : Cochez la case “Accès téléphonique” pour activer cette option.
• Connecteur de salle
  • Description : Intégrer la réunion à un système de salle de visioconférence physique compatible SIP.
  • Activation : Cochez la case “Connecteur de salle” pour activer cette option.

• Nombre de vidéos actives maximum
  • Description : Limitez le nombre de flux vidéo actifs pendant la réunion.
  • Activation : Entrez le nombre maximum de vidéos actives, par exemple, “10”.
• Commencer muet (Audio et Vidéo)
  • Description : Tous les participants commenceront la réunion avec leur audio et leur vidéo désactivés.
  • Activation : Cochez la case “Commencer muet” pour activer cette option.
• Nombre de participants maximum
  • Description : Définissez le nombre maximum de participants autorisés à rejoindre la réunion, avec un minimum de 2 et un maximum de 200.
  • Activation : Entrez le nombre maximum de participants, par exemple, “128”.

Après avoir configuré toutes les options nécessaires :

1. Revoyez les informations saisies pour vous assurer qu'elles sont correctes.
2. Cliquez sur “Valider” pour finaliser la préparation de votre réunion et ainsi obtenir les informations de connexion.
3. Copiez les informations de connexion ou bien Préparez l’envoi par mail
4. Envoyez les informations par mail depuis Rendez-Vous

Une fois les informations de connexion générées par le formulaire de préparation, vous pouvez envoyer celles-ci à vos invités.

1. Ajoutez une adresse mail dans le champ destinataire
2. Ajoutez des champs destinataire supplémentaires au besoin en cliquant sur “+ Ajouter”
3. Ajoutez une date de réunion si vous avez besoin de transmettre un ICS dans le mail d’invitation.
4. Vous pouvez modifier quelques options comme l’insertion de votre nom dans l’invitation ou bien l’ajout de l’invitation en anglais.
5. Finalisez en acceptant les CGU du service et cliquez sur “Envoyer”