Exemple d'utilisation de ressources collaboratives pour un groupe de travail dans PARTAGE

Contexte

Un groupe de travail, dont les membres ont un compte sur la plate-forme PARTAGE, a besoin d'échanger des mails, de partager un(des) agenda(s), des taches et/ou des documents pour ses travaux. Ce document montre comment ces besoins peuvent être satisfaits par les fonctionnalités collaboratives de la plate-forme.

Principe

L'échange de mails entre les membres va être assuré via une liste de distribution. Pour le reste, un compte dédié, dit de service, va être utilisé. Il fournira les ressources partagées entre les membres du groupe. Son rôle est essentiellement passif.
Certaines opérations requièrent les droits d'administration sur le domaine concerné. Ces opérations peuvent se faire avec le GUI ou l'API du BSS.

Démarche

Intervenants : le représentant du groupe de travail, un administrateur Partage du domaine concerné de l'établissement et les membres du groupe.
Dans ce qui suit le groupe de travail est appelé WG, son représentant principal “wg-1” et le 2ème membre “wg-2”, tous dans le domaine “test-partage.renater.fr”.
Les opérations d'administration sont faites à l'aide du GUI du BSS.

Création de la liste de distribution

Afin d'échanger facilement du courrier entre tous les membres on va créer un groupe rassemblant les membres du groupe de travail. Ce groupe servira également pour gérer l'accès aux ressources partagées.

Cette opération doit être faite par un administrateur de l'établissement.

Dans le BSS cliquer sur “Groupes” puis “Nouveau”, entrer le nom, ici “wg” et cliquer sur le pavé bleu indiquant “Liste de distribution Groupe avec la possibilité d'envoyer un mail via l'adresse du groupe à tout ses membres”.
Ajouter les membres sous “Liste des membres”, ici “wg-1” et “wg-2”, éventuellement ajouter les membres sous “Utilisateur autorisé à utiliser l'adresse” pour leur permettre d'envoyer des mails sous l'adresse “wg@test-partage.renater.fr”.

Note : si de nouveaux membres sont susceptibles d'arriver ultérieurement, cocher la case “Signaler les partages disponibles aux nouveaux membres”

Création du compte de service

Les comptes de service sont définis par une Classe de Service (COS) spécifique dont le nom commence par “serv_”.
En principe chaque établissement a au moins une telle classe de service dont la principale différence avec celles des personnels est l'absence de connecteur Outlook et d'ActiveSync.

Création du compte “wg-service” avec une COS de service :
Cette opération doit être faite par un administrateur du domaine,
l'identifiant et le mot de passe étant définis avec le représentant du groupe.
Ici le compte va s'appeler “wg-service”.
Dans le BSS cliquer sur “Comptes” puis “Nouveau” et renseigner au moins les champs “Email” (“wg-service”) et “Classe de service” (le nom de la classe à utiliser).

Si l’authentification sur Partage se fait via la fédération d'identité et que l'ajout d'un compte non personnel dans le référentiel pose problème, le mot de passe du compte de service sera défini dans le BSS et la connexion sur le compte se fera alors via l'url https://webmail.partage.renater.fr/


Création des ressources

Le représentant du groupe de travail se connecte sur le compte créé avec les identifiants définis ci-dessus (wg-service@test-partage.renater.fr) pour créer les ressources communes du groupe comme décrit ci-dessous.

Calendrier

Si besoin on crée un calendrier dédié, soit “wg-calendrier” dans notre exemple, en cliquant sur la roue dentée à droite de “Calendriers” :


puis sur “Nouveau calendrier” :


saisir le nom, ici wg-calendrier, éventuellement choisir une couleur, puis OK

Espace de partage de fichiers

Si besoin on crée un porte-document dédié, soit “wg-fichiers” dans notre exemple, en cliquant sur la roue dentée à droite de “Dossiers” :


puis sur “Nouveau Porte-documents” :


saisir le nom, ici wg-fichiers, éventuellement choisir une couleur, éventuellement l'emplacement puis OK

Gestion de tâches

Si besoin on crée une liste de tâches, soit “wg-taches” dans notre exemple, en cliquant sur la roue dentée à droite de “Tâches” :


puis sur “Nouvelle liste de tâches” :


saisir le nom, ici “wg-taches”, éventuellement choisir une couleur puis OK

Dossiers de messagerie

Le compte de service peut être destinataire de mails. Ces mails peuvent être filtrés et répartis dans des dossiers qui peuvent être partagés.

Si besoin on crée donc un ou plusieurs dossiers de messagerie (“wg-mails” ici) en cliquant sur la roue dentée à droite de “Dossiers” :


puis sur “Nouveau dossier” :


saisir le nom, ici “wg-mails”, éventuellement choisir une couleur, éventuellement l'emplacement puis OK

Partage des ressources

Une fois créées, les ressources doivent être rendues accessibles aux membres du groupe. On va utiliser la liste créée pour cela.

Calendrier

Sélectionner l'onglet “Calendrier”, cliquer sur le petit triangle à droite du nom du calendrier :

image
puis sélectionner “Partager le calendrier” :

image

  • Partager avec : Utilisateurs et groupes internes
  • Adresse mail : entrer l'adresse du groupe créé ci-dessus (wg@test-partage.renater.fr)
  • Role : sélectionner “Gestionnaire” pour que les membres puissent modifier le calendrier
  • Cliquer sur OK

Espace de partage de fichier

Sélectionner l'onglet “Porte-documents”, cliquer sur le petit triangle à droite du nom du dossier “wg-fichiers”


sélectionner “Partager dossier”

  • Partager avec : Utilisateurs et groupes internes
  • Adresse mail : entrer l'adresse du groupe créé ci-dessus (wg@test-partage.renater.fr)
  • Role : sélectionner “Gestionnaire” pour que les membres puissent modifier le calendrier
  • Cliquer sur OK

Gestion de tâches

Sélectionner l'onglet “Tâches”, cliquer sur le petit triangle à droite du nom de la liste de tâches “wg-taches”


sélectionner “Partager une liste de tâches”


  • Partager avec : Utilisateurs et groupes internes
  • Adresse mail : entrer l'adresse du groupe créé ci-dessus (wg@test-partage.renater.fr)
  • Role : sélectionner “Gestionnaire” pour que les membres puissent modifier le calendrier
  • Cliquer sur OK

Dossiers de messagerie

Sélectionner l'onglet “Mail”, cliquer sur le petit triangle à droite du nom du dossier “wg-mails”



sélectionner “Partager dossier”


  • Partager avec : Utilisateurs et groupes internes
  • Adresse mail : entrer l'adresse du groupe créé ci-dessus (wg@test-partage.renater.fr)
  • Role : sélectionner “Gestionnaire” pour que les membres puissent modifier le calendrier
  • Cliquer sur OK

ajout des ressources par les membres

Suite à l'activation des partages, les membres du groupes auront reçu des mails leur proposant d'accepter les ressources partagées ci-dessus.

Exemple, pour le calendrier :


Cliquer sur “Accepter le partage”, un pop-up apparait où vous pouvez modifier le nom et/ou la couleur


cliquer sur “Oui” pour l'accepter.

Le principe est le même pour les autres ressources.

Utilisation

Tout le groupe de travail reçoit du mail à l'adresse de la liste définie (ici wg@test-partage.renater.fr) et chaque membre voit dans son webmail les ressources partagées et peut les consulter et les alimenter (ajouter des événements dans le calendrier, déposer des fichiers dans le porte-document, créer ou modifier des tâches, etc…
Si la composition du groupe évolue il suffit de mettre à jour la liste.