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Table des matières

FAQ pour utilisateurs de PARTAGE

0.1 Où trouver de la documentation ?

Dans le webmail : cliquer sur la flèche vers le bas en haut à droite à côté du nom de connexion.

0.2 Signatures HTML avec des images

  • connectez vous à Partage
  • allez dans l'onglet “Préférences”
  • sélectionnez l'item “Signatures”
  • créez une signature au format html (si possible avec l'éditeur html intégré; se méfier de html provenant d'export d'éditeurs de texte)
  • pour une image locale :
    • cliquez sur l’icône en forme de montagne (“Insérez une image”) puis sélectionnez le fichier contenant l'image
    • ou faire un glisser-déposer dans la zone de composition
    • dans le 1er cas l'image est copiée dans votre compte et un lien interne est créé dans la signature, dans le 2ème l'image est directement insérée dans la signature (en base 64)
  • pour une image distante :
    • ouvrir un autre onglet/navigateur
    • allez sur la page qui contient votre image externe
    • sélectionnez la et faire un glissez/déposez dans la zone signature de l'onglet Partage
    • double cliquez sur l’icône “image” pour vérifier et préciser la dimension et l'url de l'image
  • enregistrez

Notes :

  • le source html de la signature est modifiable (icône “<>”)
  • éviter de référencer des images situées dans des porte-documents extérieurs

0.3 Comment synchroniser mail, contacts et agenda sur un smartphone Android ?

Prérequis : ActiveSync doit être activé pour le compte. En cas de doute contacter l'administrateur.

Voir Zimbra Mobile Installation and Setup for Android

0.4 Comment synchroniser mail, contacts et agenda sur un iPhone ?

Prérequis : ActiveSync doit être activé pour le compte. En cas de doute contacter l'administrateur.

Voir Zimbra Mobile Installation and Setup for iPhone

0.5 Outlook : Local Failure Notice

En cas de réception de message de genre :

Objet : Local Failure Notice Importance : Haute This e-mail was generated for technical support purposes. Sync Type: Delta Sync Sync Token (before request): 124809 Sync Token (most current): 124839 Store: Zimbra - xxxxxxx Computer Name: XXXXXXXX ZCO Version: 8.0.5.993 Server Version: 8.0.5_GA_5839 Error IDs: id (26938) type(appointment) message([Subject: SOFUN] [Details: CreateOneOff() failed in AddAttendee(), hr: 0x80070057. Could not add an attendee.AddInviteeInfo() failed for base appt.ERROR - SetMAPIProperties() failed. ])

Explication :
Ces messages sont générés lorsqu'un décalage de temps est constaté entre Outlook et le serveur Zimbra. Cette erreur n'empêche pas la synchronisation.

Solution :
Pour Outlook 2010 et 2013, cliquez sur l'onglet Zimbra, puis dans la partie gauche du bandeau, cliquez sur Rapport d'erreur. Enfin, choisissez l'option “Enregistrer dans le dossier Conflit”.
Pour Outlook 2007, cliquez sur “Affichage”, puis décochez “Erreur dans la boite de réception »

0.6 Accès en WebDav au porte-documents

URL à utiliser

Elle se présente sous la forme https://webmail.xxx.fr/dav/nom_du_compte/nom_du_dossier_partagé.
Exemple https://webmail.renater.fr/dav/pierre.durand@renater.fr/Briefcase

On peut s'aider en récupérant l'url obtenue en cliquant sur la petite flèche vers le bas à droite du nom du porte-document puis sur “Partager dossier”; elle est en bas du dialogue qui s'affiche :

propriétés du partage

remplacer alors “home” par “dav”.

Accès depuis un poste Windows

Dans l'explorateur de fichiers, sélectionner Ordinateur et cliquer sur Connecter un lecteur réseau.

Connecter un lecteur réseau

Dans la popup qui s'ouvre :

  Choisir la lettre du lecteur réseau
  Saisir l'URL du chemin d'accès en WebDav au porte-documents selon la règle ci-dessus
  Cliquer sur Terminer

Connecter un lecteur Réseau popup

Une fenêtre d'authentification s'ouvre alors et il faut renseigner son compte et mot de passe PARTAGE.

Puis le lecteur apparait et il est possible de naviguer directement dans les sous-dossiers

Connecter un lecteur Réseau navigation

Accès depuis un poste MAC

Dans la barre de menu du Finder : “Aller” puis “Se connecter au serveur…”

Coller l'url ci-dessus avec l'email dans le champ “Adresse du serveur”
Attention : Remplacer les ”@“ par des ”%40“ ( https://SERVER/dav/USER%40DOMAIN/Briefcase )
puis “Se connecter”.
Rentrer l'identifiant et le mot de passe du compte.
Le porte-document apparaît alors dans les volumes partagés dans le Finder avec le nom du serveur.

Cas particuliers

Si le nom du dossier contient des espaces ou des caractères spéciaux, le nom du dossier dans l'URL contient des codes particuliers. Pour connaitre le nom exact, il faut demander au gestionnaire du dossier de communiquer l'URL (pour cela il doit aller dans les propriétés du partage, et récupérer l'URL en bas de la fenêtre de propriétés et remplacer home par dav pour avoir le nom à utiliser en accès WebDav).

Problèmes connus

Le renommage des dossiers et des documents ne fonctionne pas en WebDav. Il faut passer par l'interface Web ou bien déplacer le document sur le disque dur, le renommer et le redéplacer dans le poste-documents.

En savoir plus

0.7 Comment communiquer ses indisponibilités

Cas typique : permettre à quelqu'un susceptible de vous inviter à une réunion d'éviter les moments où vous êtes occupé, sans pour autant qu'il ait connaissance du contenu de votre (vos) agenda(s).

Prérequis : dans les Préférences, rubrique Calendrier, section Autorisations Libre/Occupé, s'assurer que la ligne appropriée est cochée.

Pour communiquer le moyen de consulter vos disponibilités, aller dans le webmail puis cliquer sur la petite roue dentée du bandeau “Calendriers” de la colonne de gauche puis sur “Envoyer un lien libre et occupé comme” :

Trois formats sont disponibles :

  • html : les plages horaires où vous êtes occupé sont consultables avec un simple navigateur
  • ICS : destiné aux gestionnaires d'agenda comprenant les évènements ICS FREEBUSY
  • Évènements ICS : destiné aux gestionnaires d'agenda comprenant le format iCal/ICS

Il ne reste plus qu'à renseigner le destinataire du mail contenant l'url au format ci-dessus.

0.8 Taille maximale des pièces jointes

La taille maximale actuelle des pièces jointes à un courrier est d'environ 70Mo.
Attention : cela ne préjuge pas des limitations imposées par les systèmes de messagerie traversés pour atteindre les correspondants. Ces limites sont généralement beaucoup plus basses.
L'intégration à venir du service FileSender dans PARTAGE facilitera l'échanges de fichiers très volumineux indépendamment des contraintes de la messagerie.

0.9 Utilisation de PARTAGE par un groupe de travail

Ce document montre comment un groupe de travail peut profiter des fonctionnalités collaboratives de PARTAGE pour partager mails, agendas, documents…

0.10 Nombre maximal de contacts

Le nombre maximal de contacts autorisé est de 10000, au delà de cette limite aucun contact ne peut être créé. Attention : les contacts mis en poubelle sont comptabilisés.

0.11 Agenda et fuseau horaire

Lorsqu’un évènement est créé à l'aide du client web par défaut (client dit “Évolué (Ajax)”), il est créé dans le fuseau horaire de la machine où s'exécute le navigateur et non dans le fuseau horaire sélectionné dans les préférences.
Même chose pour les heures des messages reçus.
Ce comportement est différent de celui du client dit “Standard (HTML)” qui, lui, utilise les préférences.

0.12 Utiliser un client de tchat XMPP

La configuration à utiliser est la suivante :

  • serveur : im.partage.renater.fr
  • port : 5222 (TLS utilisé)
  • identifiant : l'email (certains clients peuvent demander séparément les 2 parties de l'adresse)
  • mot de passe : celui du webmail

à adapter en fonction du client utilisé.

Cas de pidgin :

Essentiel :

  • Utilisateur : prenom.nom
  • Domaine : entite.tld (“renater.fr” par exemple)
  • Ressource : <vide>
  • Mot de passe : celui du mail
  • Alias Local : Prénom Nom

Avancé :

  • Sécurité de connexion : Nécessite Chiffrement
  • Port : 5222
  • Serveur : im.partage.renater.fr

0.13 Changements Webmail 8.0 -> 8.6

  • La fonction “rechercher des partages” (Mail, Contacts, Calendrier, Tâches, Porte-document) a été déplacée :
    • en 8.0, “Rechercher des partages…” apparaît sous forme d'un lien HTML à la fin de la liste des dossiers dans le bandeau gauche.
    • en 8.6 il faut cliquer sur la roue dentée au sommet de la liste des dossiers, du bandeau gauche, pour faire apparaître le menu popup avec la fonction “Rechercher les partages”

Problèmes connus : voir Current (Known) Issues in ZCS 8.6 (en anglais)

0.14 Quelle est la durée maximale d'une session de webmail ?

Par défaut une session peut durer un maximum de 2 jours et n'est pas soumise à un délai d'inactivité.

0.15 Comment envoyer des courriels au nom d'un autre compte ?

Dans certains cas il peut être utile de pouvoir écrire au nom d'un autre compte. Par exemple dans le cadre d'un secrétariat ou pour gérer une adresse de support : un compte avec l'adresse générique support@domaine.fr va être créé (compte de service) mais le traitement des courriels sera fait par plusieurs personnes dont on souhaite que les réponses proviennent toutes de l'adresse générique (From: support@domaine.fr). Par défaut un compte ne peut envoyer des courriels que de sa propre adresse mais il est possible de l'autoriser à utiliser d'autres adresses. Ici on va utiliser la notion de délégation d'autorité.

Création de délégation

Pour cela le gestionnaire du compte de service (support) doit aller dans les préférences et cliquer sur “Comptes” puis sur “Ajouter un délégué” :

préférences

il ajoute l'adresse d'un compte appelé à utiliser cette adresse, ici Denis Dupont :

et choisi le type de délégation :

  • “Envoyer comme” : le compte de départ (support) apparaît comme l'unique expéditeur, comme si c'était lui qui l'avait envoyé
  • “Envoyer de la part de” : l'expéditeur sera Denis Dupont de la part de support

résultat :

d'autres comptes peuvent être ajoutés si besoin.

Utilisation

Le ou les utilisateurs délégués vont recevoir une notification de délégation :

notification

ils pourront alors choisir l'adresse d'envoi dans leur fenêtre de composition de courriel :

Par défaut une copie des courriels va dans le dossier “Envoyé” du compte objet de délégation (ici support). Si une copie dans le dossier “Envoyé” des délégués est souhaitée, sélectionner une des options “Paramètres d'envoi du délégué” lors de la création de délégation.

Révocation de la délégation

Dans le compte objet de délégation ouvrir les préférences de comptes, comme lors de la création, sélectionner le compte à retirer et cliquer sur “Supprimer”

0.16 Compte de service, partage de boite mail

Dans certains cas il est utile de partager une boite de réception entre plusieurs personnes : la boîte de réception du directeur avec sa secrétaire, la boite d'un compte de service générique avec les personnes chargées de traiter les courriels arrivant au nom de ce compte, etc…

Pour cela il suffit de partager la boite du compte :

  • cliquer sur la flèche à droite de la boite “Réception”
  • sélectionner “Partager dossier”

  • ajouter la ou les adresses du ou des comptes avec qui partager la boite (ici Denis Dupont)
  • sélectionner leur rôle (et les droits associés), ici “Gestionnaire”

Le ou les comptes concernés vont recevoir un avis de partage (ici depuis le compte de service “Support”) :

Ils doivent l'accepter ou le refuser. En l'acceptant il est possible d'en définir le nom affiché et sa couleur :

A partir de là le dossier partagé apparaît avec les autres dossiers de la boite du ou des comptes destinataires du partage :

0.17 Partage de documents avec des personnes extérieures à PARTAGE

Pour partager des documents avec des personnes n'ayant pas de compte PARTAGE procéder comme suit :

  • cliquer sur la flèche à droite du nom du dossier concerné :

flèche à cliquer

  • sélectionner “Partager dossier”
  • la fenêtre suivante s'ouvre :

fenêtre de partage

  • dans le champ “Adresse mail” saisir l'email de la ou des personnes extérieures bénéficiaires du partage (NOTE il y a une limite de 50 adresses)
  • cliquer sur “OK”
  • la personne concernée va recevoir un courriel de notification intitulé “Partage créé: <nom du dossier> partagé par <nom du propriétaire>” l'invitant à cliquer pour accepter le partage
  • le clic conduit à une page de connexion où elle précisera un nom d'affichage et un mot de passe qui devra alors être fourni pour tout accès aux documents partagé

page de création de pseudo login

  • les documents sont alors accessibles via une interface analogue au webmail mais limitée :

interface d'accès

NOTE : ce type d'accès a une durée actuellement limitée à 3 mois (les bénéficiaires perdent leur “login” au bout de cette durée)

NOTE : si un objet doit être partagé entre un grand nombre de personnes, il peut être intéressant de le faire à travers une liste de diffusion évitant de devoir mettre à jour le partage en cas d'ajout de destinataire.

0.18 Envoi de mail différé

Il est possible, sous réserve d'autorisation par l'administrateur du domaine de messagerie, de différer l'envoi d'un mail à une date et une heure donnée.

Pour cela, dans la fenêtre de composition de message

  • cliquer sur la flèche à droite du bouton “Envoyer” :

  • sélectionner “Envoyer plus tard…”
  • le dialogue ci-dessous s'ouvre dans lequel vous précisez la date et l'heure souhaitée

  • cliquer sur “OK”
  • le mail est mis en attente dans le dossier “Brouillons” et sera envoyé à l'heure spécifiée (qui sera celle vue par le destinataire)

Note : s'il n'y a pas de flèche à droite du bouton “Envoyer” c'est que le compte n'est pas autorisé à faire des envois différés. Contacter l'administrateur du domaine concerné pour solliciter cette autorisation.

0.19 Importer/Exporter des calendriers, des contacts ou des comptes

Pour importer ou exporter des calendriers, des contacts voire des comptes, il faut aller dans les préférences et cliquer sur “Importer/Exporter” :

Import/Export

  • Dans le cas d'une importation : rechercher le fichier source puis cliquer sur importer
  • dans le cas d'une exportation : sélectionner le type de données à exporter (compte, calendrier ou contacts), la source de données choisies (quel calendrier, quelle liste de contacts,…) puis cliquer sur exporter

0.20 Quel est le nombre maximal de destinataires d'un mail ?

Un mail envoyé depuis PARTAGE peut avoir jusqu'à 100 destinataires.

0.21 Attention à ne pas ouvrir plusieurs comptes simultanément

Dans le webmail il est déconseillé d'ouvrir plusieurs comptes simultanément dans le même navigateur : mélange garanti !
Si besoin, utiliser autant de navigateurs différents que de comptes à ouvrir ou utiliser un client lourd…

0.22 Confusion occasionnelle de rendez-vous (à priori corrigé en 8.8)

Dans la section du webmail PARTAGE il peut arriver, dans de rares circonstances mal cernées, qu'en créant un rendez-vous ou en cliquant sur un rendez-vous existant, ce soit le contenu d'un autre qui s'affiche.
Si on modifie le rendez-vous affiché, ce texte inopinément affiché peut prendre la place du contenu original. Dans ce cas un rechargement de la page dans le navigateur suffit généralement à rétablir un affichage correct :

  pour Firefox sous Windows : F5 ou Control-R
  pour Firefox sous MacOS : F5  ou Cmd-R
  pour Chrome sous Windows/Linux : F5 ou Control-R
  pour Chrome sous MacOS : Cmd-R

Si ça ne suffit pas, recharger en vidant le cache :

  pour Firefox sous Windows : Control-F5 ou Control-Maj-R
  pour Firefox sous MacOS : Cmd-Maj-R
  pour Chrome sous Windows/Linux : Maj-F5 ou Control-Maj-R
  pour Chrome sous MacOS : Cmd-Maj-R

Sinon, effectuer une déconnexion/reconnexion du webmail.

0.23 Message automatique d'absence

Pour prévenir automatiquement vos correspondants d'une absence/indisponibilité il faut

  • aller dans l'onglet “Préférences” du webmail et sélectionner “Hors du bureau”
  • mettre le texte qui sera envoyé en réponse aux expéditeurs
  • éventuellement choisir de différencier les expéditeurs internes et externes et renseigner un 2ème texte pour ces derniers
  • sélectionner “Envoyer des réponses automatiques pendant le délai suivant :” puis renseigner une date de début et une date de fin d'envoi automatique
  • cocher éventuellement “Rendez-vous dans agenda/calendrier” pour créer un événement dans l'agenda du compte

écran de configuration de message d'absence

Les expéditeurs recevront alors le(s) texte(s) spécifié(s) en réponse à un mail envoyé pendant la période choisie à raison d'une réponse par expéditeur par période de 7 jours.

0.24 Paramètres de configuration des clients lourds pour l'envoi de mail

En prenant comme exemple un utilisateur “jacques.dupond@etab.fr” de l'établissement “etab.fr”, il y a généralement deux possibilités (cela peut dépendre des établissements) :

Envoi MSP StartTLS sur port 587 :

  • serveur : <mon_partage.etab.fr (*)>
  • port 587
  • sécurité : StartTLS
  • méthode d'authentification : “Mot de passe normal”|”Plain“
  • nom d'utilisateur : “jacques.dupond@etab.fr”

Envoi MSP TLS sur port 465 :

  • serveur : <mon_partage.etab.fr (*)>
  • port 465
  • sécurité : SSL/TLS
  • méthode d'authentification : “Mot de passe normal”|”Plain“
  • nom d'utilisateur : “jacques.dupond@etab.fr”

Dans certains cas, l'accès en MSP StartTLS est également possible sur le port 25.

(*) : nom propre à l'établissement, communiqué par les administrateurs locaux

0.25 Copie de documents entre porte-documents sans perte d'historique

La copie de documents entre dossiers locaux du porte-documents se fait en préservant l'historique (versions) des fichiers.
Ce n'est pas le cas si la copie se fait vers un dossier partagé. Dans ce cas seule la version courante est copiée.
Pour y remédier il faut procéder par exportation/importation :

  • aller dans les Préférences→Importer/Exporter
  • sélectionner “Compte” et “Source: Porte-documents”
  • puis cliquer “Exporter”

ça fabrique un fichier.tgz qui contient toutes les versions des documents.

  • aller maintenant dans “Importer”
  • “Browse…” → sélectionner le fichier exporté
  • “Destination :” le dossier partagé
  • “Importer”

0.26 Partage d'agenda en CalDAV

Les agendas de PARTAGE sont accessibles par défaut en ICS, HTML ou en “Outlook” via le menu “Partager le calendrier” mais certains clients comme Calendar d'Apple utilisent le protocole CalDAV. Ce n'est pas un problème car Zimbra supporte ce protocole, il suffit de connaître l'url à utiliser.
Elle est constituée de trois parties :

  • ”https://<le serveur PARTAGE de mon établissement>/dav/“ (exemple : https://partage.etab.fr/dav/, cf le début des urls affichées par le menu mentionné ci-dessus)
  • le nom du propriétaire de l'agenda (exemple : jean.dubois@etab.fr)
  • le nom de l'agenda (exemple : vacances)

Soit, avec ces exemples : https://partage.etab.fr/dav/jean.dubois@etab.fr/vacances

Voir aussi (en anglais) :

0.27 Copie de courriels dans des dossiers partagés

A la différence d'une copie entre dossiers locaux, pour pouvoir copier dans un dossier partagé il faut utiliser la touche Shift en même temps que l'on fait le déplacement (et avoir le droit “gestionnaire” ou “admin” sur le partage).

0.28 Ouvrir les liens mailto avec le webmail PARTAGE

L'université de Lorraine a une page consacrée à la configuration des principaux navigateurs pour ouvrir le webmail en cliquant sur un lien mailto.

Concernant Firefox :

un bandeau semblable à celui ci-dessous peut apparaître en se connectant au webmail :

cliquer sur “Ajouter l'application”
aller dans les Préférences → Général
cliquer sur “mailto” et sélectionner “Utiliser Partage”

0.29 Messagerie sécurisée, utilisation de certificats

La mise en œuvre des fonctionnalités liées à l'utilisation des certificats dans la messagerie PARTAGE (S/MIME) est décrite dans cette page.

0.30 Comment exporter un courriel en PDF

Le contenu d'un courriel peut facilement être exporté en PDF depuis le webmail. Les modalités dépendent de l'OS et du navigateur utilisés mais le principe consiste à exploiter la possibilité “d'imprimer” en PDF.

Exemple sous OS X 10.11

Faire un clic droit sur le courriel et sélectionner “Imprimer” :

Dans la boite de dialogue qui s'ouvre sélectionner “Save as PDF…” dans le menu “PDF” :

Sélectionner le répertoire où enregistrer le PDF produit.

Exemple sous Windows 10 pro et Firefox

Faire un clic droit sur le courriel et sélectionner “Imprimer” :

Une nouvelle page s’ouvre dans votre navigateur. Dans la boite de dialogue qui s'ouvre sélectionner “Print to PDF…” dans le menu “Nom” :

Sélectionner le répertoire où enregistrer le PDF produit.

0.31 Problème de compatibilité avec Microsoft Edge 44

Cette version de Edge peut rester bloquée (“Chargement en cours”) lors de la connexion au webmail. En attendant une résolution par l'éditeur passer à l'affichage en mode “standard (HTML)” ou changer de navigateur.