Evento

Bienvenue sur Evento ! =)

Langues

Vous avez la possibilité de sélectionner la langue de l'interface dans le menu

Se connecter à Evento

Pour se connecter à Evento, sélectionnez votre établissement dans la liste, comme illustré ci-dessous :

Vous pouvez aussi filtrer la liste en saisissant une chaine de caractères correspondant à votre établissement :

Cliquez ensuite sur le bouton “Connexion”, vous serez alors redirigé vers l'authentification de votre établissement.

Une fois vos identifiants d'établissement saisis, vous arrivez sur la page d'accueil connectée d'Evento :

Planifier un Evento

  • Pour planifier un Evento, cliquez sur “Planifier un Evento”

Onglet "Général"

  1. Saisissez un titre
  2. Vous pouvez modifier la date de clôture, qui par défaut, est fixée un mois après l'ouverture.

    Les Eventos sont conservés 6 mois après la date de création, ensuite ils sont supprimés définitivement.

  1. Vous pouvez saisir une description
  2. Cliquez sur “Options avancées” pour sélectionner des options supplémentaires pour votre Evento.

Options avancées :

  1. Limiter le nombre de participants :
    • si l'option est activée, seul le nombre de participants que vous aurez spécifié, pourra répondre à l'Evento.
    • « Exemple : Vous invitez 100 personnes à une conférence dans une salle pouvant contenir 50 personnes. Vous limitez les réponses aux 50 premiers participants. »
  2. Désactiver l'édition des réponses :
    • Les participants ne peuvent pas revenir sur leurs réponses une fois qu'elles sont validées.
    • « Exemple : Vos participants ne peuvent répondre qu’une seule fois au sondage. Une fois le sondage soumis, ils ne peuvent y retourner et éditer leurs réponses »
  3. Ne pas être notifié lorsqu'un participant répond :
    • si l'option est activée vous ne recevrez pas de mail de notification quand un participant répond à votre Evento.
  4. Masquer les résultats des autres participants :
    • si l'option est activée, un participant ne pourra pas voir les réponses des autres participants.
  5. Masquer les commentaires des autres participants :
    • si l'option est activée un participant ne pourra pas voir les commentaires des autres participants.
  6. “Enregistrer comme brouillon” :
    • À tout moment vous pouvez enregistrer votre Evento.
      Cela créera un brouillon que, par exemple, vous pourrez reprendre plus tard (en passant par “Gérer mes Eventos”) pour finaliser l'Evento.
    • Quand vous enregistrez un brouillon, vous voyez apparaître ce message :
  7. Pour passer à l'onglet des questions, cliquez sur “Suivant” :

Onglet "Questions"

Votre pouvez ajouter une ou plusieurs questions dans votre Evento.

  • Pour ajouter une question cliquez sur un des deux boutons d'ajout de question

Ajouter une question Date

Une question date vous permettra par exemple de finaliser la date d'une réunion, ou la journée des portes ouvertes de l'établissement, etc…

  1. Saisissez un titre pour la question
  2. Choix unique :
  3. Autoriser la réponse peut-être :
  4. Sélectionnez la proposition de date :
    • Cliquez dans le champ pour avoir accès au calendrier, ou tapez directement la date.
  5. Sélectionnez la proposition horaire :
    • « Exemple : vous proposez plusieurs horaires possibles dans une journée pour faire une réunion »
    • celle-ci est optionnelle, si vous laissez les champs vides, seule la date sera prise en compte.
  6. Avec l'icône “+” vous pouvez ajouter une proposition d'horaire pour une date
  7. Ajouter une date :
    • Cliquez pour ajouter des propositions de date,
  8. Cette icône vous permet de dupliquer les propositions d'horaires pour toutes les dates de la question
  9. L'icône de la poubelle à côté de l'horaire vous permet de le supprimer
  10. L'icône de la poubelle à côté de la date vous permet de la supprimer
Créneaux

  • En sélectionnant la case “Créneaux”, vous proposez, non plus des horaires simples, mais des plages d'horaires
  • Et vous retrouvez toujours les mêmes fonctionnalités décrites avec les horaires simples.
Créneaux de journées

  • Si en plus de “Créneaux” vous cochez “Journées entières”, vous proposerez des créneaux de journées

Journée entière
  • Si vous cochez uniquement “Journée entière”, vous faites des propositions de journées sans possibilité d'horaires.

Ajouter une question autres

  • Vous pouvez ensuite ajouter une autre question, par exemple une “question autre”.
    Une “question autre” vous permet par exemple de finaliser un choix d'activité ou de lieu.

  1. Saisissez un titre pour la question
  2. Saisissez un titre pour la proposition
  3. Saisissez un titre pour les variantes de la proposition
    • une variante est une précision de la proposition : par exemple on peut mettre “Thé, Café, Jus de fruit” en variantes de “Boisson”
    • celle-ci est optionnelle, si vous laissez les champs vides, seule la proposition sera prise en compte.
  4. L'icône “+” permet d'ajouter une variante
  5. Cette icône vous permet de dupliquer les variantes pour toutes les propositions de la question
  6. “Ajouter une proposition” :
    • Cliquez pour ajouter une proposition à la question
  7. L'icône de la poubelle à côté de “Proposition x” permet de supprimer la proposition de la question
  8. Comme dit ci-dessus, vous pouvez faire une proposition sans variante
  9. “Supprimer la question”
    • Cliquez pour supprimer totalement la question

Vue synthétique

  • “Afficher la vue synthétique” : si vous avez beaucoup de questions dans votre Evento, afficher cette vue vous permet de voir la globalité de vos questions et de les réorganiser si besoin.

  • Pour réorganiser vos questions, il suffit de faire un “cliquer-glisser” de la question vers le haut ou vers le bas

Vue détaillée

  • “Afficher la vue détaillée” : cliquez sur ce bouton vous ramène à vos questions détaillées

Options avancées :

Les options avancées des questions permettent de définir des contraintes sur les questions.

  1. Cliquez sur “Options avancées” pour dérouler le tableau des contraintes
  2. Sélectionner la question
  3. Sélectionner la proposition
  4. Sélectionner le type de contrainte
  5. Saisissez la valeur de la contrainte
  6. Cliquez sur “Valider” pour enregistrer la contrainte

  1. L'icône de la poubelle permet de supprimer la contrainte
  2. Cliquez sur “Ajouter une contrainte” permet d'en ajouter

Onglet "Inviter à répondre"

Dan cet onglet vous pourrez paramétrer l'accès à votre Evento, et enregistrer une liste d'invités en saisissant leurs adresse e-mail.

  1. L'icône d'information vous donne une description des types d'accès quand vous passez la souris dessus
  2. Vous sélectionnez ici le type d'accès que vous souhaitez pour votre Evento
  3. “Autoriser les réponses anonymes”
    • Cette option n'est disponible que dans le cas d'un Evento ouvert à “Tous” (publique).
    • Quand elle est activée, les participants ne sont pas obligés de saisir leurs Nom et adresse e-mail.
  4. Vous pouvez faire disparaître le message d'information en cliquant sur la croix
  5. “Ajouter un invité”
    • Cliquez pour accéder au champ de saisie d'un nouvel invité
  6. “Ne pas recevoir une copie de l'invitation”
    • À la création d'un Evento, par défaut vous recevez le mail d'invitation. En tant qu'organisateur, si vous ne souhaitez pas le recevoir, activez cette option.

Saisie des adresses des invités

Saisir une adresse

  • Après avoir cliqué sur “Ajouter un invité”, vous avez accès au champ de saisie de l'adresse email de l'invité.
  • Saisissez l'adresse et validez.

  • Quand une adresse est enregistrée, vous avez la possibilité de la modifier (icône crayon) ou de la supprimer (icône poubelle)
Saisie multiple

  • Pour enregistrer rapidement plusieurs invités, saisissez en seule fois plusieurs adresses emails dans le champ de saisie séparées par des “;” (ou bien “un espace”, ou une “,”), et validez.

  • La liste est enregistrée, et vous pouvez toujours modifier ou supprimer.

Prévisualiser le sondage

  • “Prévisualiser le sondage”
    • Cliquez pour activer la prévisualisation.

  • Vous accéder alors à l'aperçu de votre sondage. Pour revenir à la création

Créer le sondage

  • “Créer le sondage”
    • Cliquez pour finaliser la création du sondage.

  1. Voilà le lien d'accès à votre Evento
  2. L'icône de copie vous permet de copier le lien dans le presse-papier
  3. La fenêtre est affichée 10s, ensuite vous êtes redirigé vers “Gérer mes Eventos”
  4. Vous pouvez faire disparaître la fenêtre avant les 10s en cliquant sur “OK”

Gérer mes Eventos

La gestion des Eventos permet d'accéder à l'historique des Eventos pour lesquels vous êtes ou avez été l'organisateur, et ceux pour lesquels vous avez été invité.

Dans cette interface, selon votre statut pour un Evento (organisateur ou seulement invité), vous aurez accès à différentes actions : modifier, voir les résultats, envoyer un rappel, dupliquer, clore, supprimer, répondre.

  • Pour aller dans la gestion de vos Eventos, cliquez sur “Gérer mes Eventos”

Les Eventos pour lesquels vous êtes organisateur

Interface

  1. “Gérer mes Eventos” : vous retrouvez les Eventos que vous avez organisés dans cet onglet. C'est l'onglet par défaut.
  2. “Répondre à un Evento” : vous retrouvez les Eventos pour lesquels vous êtes invité dans cet onglet.
  3. Filtres : vous pouvez filtrer les Eventos selon leur statut (En cours, brouillon, clos)
  4. Zone d'icônes d'action : c'est ici que vous pourrez agir sur un Evento avec les différentes icônes d'action.
  5. Moteur de recherche : si vous avez une longue liste d'Eventos, vous pouvez en rechercher un par son titre ou sa description.
  6. Titre de l'Evento
  7. Description de l'Evento
  8. “Voir plus d'Eventos” : l'interface affiche par défaut les 10 Eventos les plus récents. Vous pouvez en afficher en cliquant sur ce bouton.

Filtres

Le menu de gauche vous permet de filtrer les Eventos selon leur statut, il y en a 3 :

  • En cours : ce sont les Eventos qui sont actuellement ouverts et pour les quels les participants peuvent répondre.
  • Brouillon : ce sont les Eventos qui sont en cours de préparation, création. Vous pouvez commencer la création d'un Evento, et la reprendre plus tard.
  • Clos : ce sont les Eventos dont la date de clôture est dépassée, et pour les quels on ne peut plus répondre.
En cours

Brouillon

Clos

Icônes d'actions

Actions pour les Eventos en cours

  1. Le crayon : vous accédez à la modification de l'Evento
  2. L'histogramme : vous lancez l'affichage des résultats
  3. L'enveloppe : avec celle-ci, vous pouvez envoyer un rappel aux participants qui n'ont pas encore répondu
  4. Les feuilles jumelles : cela vous permet de dupliquer l'Evento pour en créer un nouveau (les paramètres et les questions sont alors récupérés dans le nouveau)
  5. Le marteau : actionner le marteau vous donne la possibilité de clore l'Evento avnt la date de clôture automatique définie dans la paramètres
  6. La poubelle : attention, par ce biais, vous supprimez l'Evento
Actions pour les Eventos en brouillon

  • En mode brouillon vous n'avez accès qu'à l'édition et la suppression
Actions pour les Eventos clos

  • En mode clos vous n'avez accès qu'aux résultats, à la duplication, et à la suppression et à la réouverture de l'Evento
  1. Cadenas : cela vous permet de rouvrir l'Evento, les participations seront de nouveaux autorisées.

Détails d'un Evento

  1. Dernière mise à jour de l'organisateur : indique la date à laquelle l'Evento a été mis à jour
  2. Créé : indique la date à laquelle l'Evento a été créé
  3. Date de cloture : indique la date à laquelle l'Evento sera clos
  4. Nombre de questions : indique le nombre de questions de l'Evento
  5. Nombre de participants :* indique le nombre de personnes ayant répondu à l'Evento
  6. Lien pour partager : adresse web directe de l'Evento

Les Eventos pour lesquels vous êtes invité

Interface

  • “Répondre à un Evento“ : vous retrouvez les Eventos pour lesquels vous êtes invité dans cet onglet.
  • l'interface est la même, mais étant donné que vous n'êtes pas organisateur des Eventos, vous ne retrouvez pas exactement les mêmes actions possibles

Icônes d'actions

Actions pour les Eventos en cours

  1. La flèche : avec celle-ci vous accéder à l'interface de réponse de l'Evento
  2. L'histogramme : vous lancez l'affichage des résultats
  3. Les feuilles jumelles : cela vous permet de dupliquer l'Evento pour en créer un nouveau (les paramètres et les questions sont alors récupérés dans le nouveau)
Actions pour les Eventos clos

  • En mode clos vous n'avez accès qu'aux résultats, et à la duplication

Répondre à un Evento

Accéder à l'Evento pour y répondre

Si vous voulez répondre à un Evento, vous avez deux solutions pour y accéder:

  1. Soit vous allez sur le lien d'invitation que vous aurez reçu
  2. Soit vous allez dans “Gérer mes Eventos”,

onglet “Répondre à un Evento”, enfin cliquez sur l'icône d'action de réponse :

Interface de réponse

Lorsque vous accéder à l'interface de réponse d'un Evento, 2 cas se présentent à vous :

  1. Soit vous vous êtes connecté et vous aurez l'interface de gauche
  2. Soit les droits sur l'Evento n'obligent pas à se connecter à la plateforme, et vous aurez l'interface de droite.

La seule différence étant les champs de saisie de vos nom et adresse e-mail quand vous n'êtes pas connecté. D'ailleurs si l'organisateur a autorisé les réponses anonymes, vous ne serez pas obligé de saisir vos nom et adresse e-mail.

  1. L'interface connectée rappelle votre identité
  2. Titre de l'Evento
  3. Nom de l'organisateur
  4. Icône représentative d'une question date
  5. Icône représentative d'une question autre (choix d'un lieu ou d'une activité par exemple)
  6. Bouton de validation de vos réponses
  7. L'interface non connectée vous demande de saisir votre identité

Répondre à une question

Généralités

  1. Si l'organisateur l'a autorisé, vous avez la possibilité de voir les réponses des autres participants
  2. Sur cette ligne vous retrouvez le nom de la question, le nombre de propositions dans la question, et si la question est à choix multiple ou pas
  3. En dessous des propositions, vous retrouvez les boutons de réponse possibles pour la question. Si l'organisateur l'a activé, vous aurez le bouton “Peut-être” en plus de “Oui” et “Non”, sinon il n'apparaîtra pas.
  4. Les flèches de défilement à gauche et à droite vous permettent de naviguer dans les propositions quand il y en beaucoup
  5. “Sélectionner pour tous” vous permet de faire le même choix en une seule fois si vous avez la même réponse pour toutes les propositions
  6. Si l'organisateur l'a autorisé, vous avez la possibilité de laisser un commentaire pour la question à laquelle vous venez de répondre

Représentation de vos réponses

Réponses différentes selon les propositions

Voilà une illustration d'une question quand vous répondez aux propositions de celle-ci :

  1. Les différents boutons sont activés et représentés par un code couleur distinct
  2. Si vous n'activez aucun bouton de réponse pour une proposition, la réponse prise en compte est le “Non”
Réponses identiques

Voilà une illustration d'une question quand vous avez la même réponse pour toutes les propositions :

  • Dans “Sélectionner pour tous” cliquez sur le bouton qui correspond à votre réponse
Réponse unique

Si la question est à choix unique, vous n'aurez plus le panel de boutons oui, non, peut-être, mais un bouton par proposition

  • Cliquez sur le bouton radio qui correspond à votre réponse. Vous ne pouvez en sélectionner qu'un seul.

Laisser un commentaire

Si l'organisateur l'a autorisé, vous avez la possibilité de laisser un commentaire pour la question à laquelle vous venez de répondre, en activant le switch “laisser un commentaire”

  • Cliquez sur le switch pour l'activer (vert), le champ de saisie de votre commentaire apparaît alors.
  • Saisissez votre commentaire dans le champ de saisie

Voir les réponses des autres participants

Si l'organisateur l'a autorisé, vous avez la possibilité de voir les réponses des autres participants quand vous répondez à une question.

  1. Cliquez sur le switch pour l'activer (vert)
  2. Vous voyez alors les réponses des autres participants apparaître
  3. Si l'organisateur l'a autorisé, vous avez la possibilité de voir les commentaires des autres participants
    • Cliquez sur la bulle pour faire apparaître la popup de commentaire :
  4. Cette ligne représente la somme des réponses positives (les “Oui”) par proposition.
    Attention les “Peut-être” ne sont pas comptabilisés dans la somme!

Valider vos réponses

La dernière étape est la validation de vos réponses

  • Cliquez sur le bouton “Valider vos réponses”
  • La popup pour vous confirmer que vos réponses sont enregistrées apparraît :
  • Si l'organisateur l'a autorisé, elle vous indique aussi que vous pouvez modifier vos réponses (en cliquant sur le lien ou en attendant d'être redirigé automatiquement)

Résultats d'un Evento

Pour afficher les résultats

Pour accéder aux résultats d'un Evento, vous pouvez passer par interface de gestion des Eventos (onglet “Gérer mes Eventos” ou “Répondre à un Evento”), et cliquer sur l'icône correspondante :



Pour les Eventos auxquels vous êtes invités, vous recevrez aussi un mail quand l'organisateur aura validé les réponses finales, à partir duquel vous avez accès aux résultats :

Écran d'affichage en tant qu'organisateur

En tant qu'organisateur, l'écran d'affichage des résultats d'un Evento se présente comme ci-dessous :



Vous avez alors accès aux résultats, et à quelques fonctionnalités :

  1. Mise en évidence des propositions “gagnantes” avec un cadre vert
  2. Affiner les résultats :vous permet de masquer les réponses des participants facultatifs pour mettre à jour les totaux et affiner vos résultats.
  3. Réponse finale : vous permet de valider définitivement les réponses pour chaque question, et de clore ainsi le sondage.
  4. Exporter les résultats en csv : crée un fichier .csv (texte) à télécharger, qui vous permettra d'importer les résultats du sondage dans un logiciel tiers (feuille de calcul par exemple) pour retraiter les données.
  5. Commentaires : l'icône “bulle de BD” signifie qu'un commentaire a été laissé par le participant. En tant qu'organisateur vous pouvez le visualiser en cliquant sur l'icône et éventuellement le masquer.
  6. Valider les réponses finales : quand vous avez sélectionné les réponses finales pour toutes les questions, vous n'avez plus qu'à les valider avec ce bouton.

Affiner les résultats

Cette fonctionnalité vous permet donc de masquer les réponses des participants facultatifs pour mettre à jour les totaux et affiner vos résultats.

Si vous passez la souris sur “i informatif” vous aurez le message explicatif, et en cliquant sur le switch à gauche, vous activez la fonctionnalité.



Vous pouvez voir l'activation par le changement de couleur du switch, ainsi que d'une case à cocher devant chaque participant :



En décochant la case du ou des participants que vous jugez être éventuellement facultatif pour , vous pouvez optimisez la vue des résultats (les participants décochés ne sont plus pris en compte) pour vous aider à valider la meilleure proposition.



Attention cependant, le partage du sondage ne masquera pas les participants facultatifs.

Réponses finales

Pour clore le sondage et envoyer automatiquement un message aux participants invités du sondage, vous pouvez “Valider les réponses finales”. En bas de chaque question, il vous faut sélectionner la réponse via le bouton radio. Un seul choix possible.

Validation

Pour valider vos choix, utilisez le bouton en bas de l'Evento :

Sélection manquante

Si vous validez sans avoir sélectionné une réponse pour chaque question, la validation n'est pas prise en compte et vous êtes notifié :

Finalisation

Une fois toutes les réponses sélectionnées, cliquez sur le bouton de validation, une confirmation vous est demandée :



Quand vous confirmez, vous êtes ensuite redirigé vers la page de résultats définitifs visible par tous les participants :



Et le mail notification de clôture de l'Evento est envoyé aux invités :

Commentaires

L'icône signifie qu'un commentaire a été laissé par le participant. En tant qu'organisateur vous pouvez le visualiser en cliquant sur l'icône et éventuellement le masquer.



Une fois masqué, l'icône apparaît grisée :

Écran d'affichage en tant qu'invité

En tant qu'invité, vous avez seulement alors accès à l'écran des résultats et aux commentaires si l'organisateur l'a autorisé.

Vous avez aussi la possibilité d'exporter les résultats en csv (crée un fichier .csv (texte) à télécharger, qui vous permettra d'importer les résultats du sondage dans un logiciel tiers (feuille de calcul par exemple) pour retraiter les données).

Si pour un Evento vous ne pouvez pas accéder aux résultats, c'est que l'organisateur ne l'a pas autorisé (c'est une option configurable lors de la création de l'Evento.