L'annuaire, au sens technique tel qu'il est entendu par SUPANN, est la brique du Système d'Information (SI) servant d'interface entre les sources ou magasins de données maîtres, et les applications consommatrices.

Il présente à ces dernières:

• un modèle de données unifié et standardisé, objet des recommandations SUPANN;
• un protocole d'accès, optimisé pour la lecture, disposant d'une disponibilité et d'une réactivité élevées : le protocole LDAP (voir: Le protocole LDAP).

Les sources de données sont souvent multiples. Dans un établissement d'enseignement supérieur, on peut citer notamment:

• La base de gestion de la scolarité
• La base de gestion des ressources humaines
• La base de gestion financière
• la base de gestion des anciens diplômés (alumni)
• Les systèmes de gestion des bibliothèques
• Le système de contrôle d'accès aux locaux
• etc.

Ces sources doivent être agrégées avant publication par l'annuaire. Selon les cas, il pourra être fait appel à:

• un outil de Gestion des Données de Référence (Master Data Management, MDM). Un tel outil contient une base de donnée agrégeant les données sources, et maintenant des pointeurs (références croisées) sur celles-ci, et dispose de mécanismes de fusion, dédoublonnage et arbitrage.
• Un outil d'exportation / transformation des données (Export/Transform Layer, ETL). A lui seul un tel outil n'assure pas le dédoublonnage et l'arbitrage entre les sources, mais il peut être complété par une base annexe, ou des informations stockées dans l'annuaire lui-même, afin d'assurer de telles fonctionnalités.
• Des scripts ou programmes de traitement maison, reproduisant les fonctionnalités souhaitées d'un ETL. Là aussi, un stockage d'informations d'arbitrage dans l'annuaire lui-même peut permettre à ces programmes de s'approcher du fonctionnement d'un MDM, dans le périmètre concerné.
• Dans les cas les plus simples, lorsque aucune des sources de données ne risque de collisions avec une autre, une alimentation directe de la source à l'annuaire, via des procédures de transfert et d'encodage dépourvues d'intelligence d'arbitrage, peut suffire.
• L'ultime recours étant que l'annuaire soit lui-même la source de données: dans ce cas l'information y est directement saisie via une ou des interfaces de gestion. Ce scénario n'est cependant viable que pour de très petites structures dont la gestion administrative est réduite.

Remarque: SUPANN ne traite pas du stockage dans l'annuaire des éventuels éléments techniques utilisés par un ETL ou des scripts d'alimentation pour assurer son fonctionnement ou l'arbitrage des sources.

Parmi les applications consommatrices, on peut citer:

• les applications “pages jaunes” ou “pages blanches” permettant de rechercher et de visualiser les utilisateurs, les structures ou l'organigramme de l'établissement, via une interface web par exemple;
• les outils de messagerie électronique, utilisant l'annuaire comme carnet de contacts;
• les systèmes informatiques, serveurs, ou dispositifs de stockage, utilisant l'annuaire comme base des comptes utilisateurs et des droits d'accès;
• les systèmes de routage de messagerie de stockage des boîtes aux lettres;
• toute applications nécessitant une gestion d'utilisateurs ou de droits d'accès: applications pédagogiques en ligne, applications métiers, etc;
• les systèmes de contrôle d'accès à des réseaux (wifi, filaire), à des locaux;
• toute application faisant appel à des mécanismes de fédération d'identités (voir: La fédération d'identités) ;
• etc.

La diversité des sources de données et des applications consommatrices rendent l'annuaire crucial comme élément de standardisation dans les échanges de données.