Evento est un service numérique d'aide à la planification / organisation d'événements. Il permet de créer des sondages et de les diffuser à des invités en vue de recueillir les choix préférentiels de l'ensemble des participants au sondage.
Le service Evento est basé sur le logiciel libre Moment.
Les principales fonctionnalités d'Evento sont :

• La création de sondages incluant des questions de choix de date, d'heure, de créneaux horaires, de propositions texte
  Par extension, les sondages créés à partir d'Evento sont appelés des “eventos”.
• La possibilité d'envoyer des invitations à répondre à un sondage
• La réponse aux sondages auxquels vous avez été invités (incluant la possibilité de modifier et supprimer vos réponses)
• La possibilité pour le créateur du sondage de faire un choix final basé sur les réponses et le diffuser aux participants
• L'import de calendriers personnels ou professionnels pour être alertés des conflits de disponibilité lorsque vous créez un sondgae ou répondez à un sondage avec des dates/heures
• L'export d'un calendrier Evento regroupant l'ensemble des dates/heures/créneaux horaires sur lesquels vous avez pu vous inscrire dans l'ensemble des sondages que vous avez créés ou auxquels vous avez répondu.
• L'export au format CSV des réponses à un sondage

Par abus de langage, un “evento” désigne un sondage créé via le service Evento.

Evento respecte le RGPD (Réglement Général sur la Protection des Données).
Vous trouverez plus d'informations dans nos Conditions Générales d'Utilisation.

Pour contacter le support il faut suivre cette procédure :

• Se rendre sur https://assistance.renater.fr/evento ;
• Cliquer sur “Faire une demande d'assistance” ;
• Remplir le formulaire pour préciser votre demande - vous pouvez vous connecter pour pré-remplir certains champs en cliquant sur “Me Connecter” en haut à droite de l'écran ;
• Soumettre votre demande en cliquant sur le bouton “Envoyer la demande” - vous devez accepter les conditions générales d'utilisation pour soumettre une demande.

Ce service est disponible à l'ensemble des établissements connectés à RENATER.
Pour créer un sondage, il faut être membre de la communauté ESR (Enseignement Supérieur / Recherche) ou posséder un compte CRU et s'authentifier sur le service via la fédération d'identité de l'ESR (Voir Se connecter à Evento dans le guide utilisateur)
La participation à un sondage est autorisée pour toute personne extérieure à la communauté, qu'elle soit à l'étranger ou en France.

Vous ne pouvez pas créer de compte sur Evento.
Pour accéder au service, vous devez être membre de la communauté ESR (Enseignement Supérieur / Recherche).
Vous pouvez alors utiliser votre compte utilisateur de votre établissement pour vous connecter sur Evento en utilisant la fédération d'identité de l'ESR (Voir Se connecter à Evento dans le guide utilisateur).

Si votre établissement n'est pas membre de la fédération d'identité de l'ESR, vous pouvez utiliser un compte CRU pour vous connecter sur Evento.

Il n'est pas possible de créer des sondages via API sur Evento.

N'importe qui peut répondre à un sondage Evento à condition que vous l'ayez autorisé.

Lors de la création d'un sondage, vous pouvez définir les conditions de réponse à un sondage.
Ces conditions déterminent notamment si les participants doivent être connectés ou non pour pour pouvoir répondre au sondage.
Si vous souhaitez que des personnes extérieures à la communauté ESR puissent répondre à votre sondage, vous devez positionner le paramètre “Personnes pouvant répondre à l’evento” à “Tous” (Voir Définir les conditions de réponse dans le guide utilisateur).
Les utilisateurs non connectés pourront alors accéder au sondage pour y répondre.

Il n'y a pas de limitation en termes de nombre de propositions de réponse.
Pour des raisons de lisibilité de l'écran de réponse et afin de faciliter la réponse des participants, il vaut mieux privilégier un nombre de propositions réduit.
Par exemple, 10 propositions de dates sont en général suffisantes pour planifier une réunion.

Il n'y a pas de limitation en termes de nombre de questions.

Le nombre d'invités à un sondage n'est pas théoriquement limité.
Pour des raisons de lisibilité de l'écran de réponse et afin de faciliter la réponse des participants, il vaut mieux privilégier un nombre limité d'invités.

Vous pouvez limiter le nombre de personnes pouvant sélectionner une proposition de réponse (pour prendre des rendez-vous entre parents et professeurs ou pour limiter le nombre d'inscriptions à un événement ou à une formation par exemple).
Pour cela, vous devez utiliser une contrainte, depuis les options avancées situées en bas de la page de création des questions.
Au moins une question doit être présente dans la liste des questions pour que les options avancées soient affichées.
Merci de consulter le chapitre Organiser des inscriptions ou des prises de rendez-vous (utilisation des contraintes) du guide utilisateur pour leur mise en oeuvre.

Si vous souhaitez organiser des réunions parents-professeurs, vous pouvez limiter le nombre de personnes pouvant sélectionner une proposition de réponse.
Pour cela, vous devez utiliser une contrainte, depuis les options avancées situées en bas de la page de création des questions.
Au moins une question doit être présente dans la liste des questions pour que les options avancées soient affichées.
Merci de consulter le chapitre Organiser des inscriptions ou des prises de rendez-vous (utilisation des contraintes) du guide utilisateur pour leur mise en oeuvre.

Il n'est pas possible à l'heure actuelle de créer une question ouverte qui permette au participant de répondre librement avec du texte à une question.
Vous pouvez néanmoins contourner cette limitation en utilisant la méthode ci-dessous :

• Créez une question “TEXTE”.
• Ajoutez une seule proposition (par exemple avec le libellé “Je réponds à la question en laissant un commentaire”).
• Sur l'écran de réponse, les participants verront votre question et la proposition indiquant de laisse un commentaire. La sélection de la proposition n'est pas obligatoire pour laisser un commentaire.
• Vous pouvez ensuite récupérer les commentaires laissés par les participants dans l'écran de résultats de votre sondage.

Pour réutiliser un sondage il faut que ce sondage soit “en cours” ou “clos”. Ensuite il faut suivre la méthode ci-dessous :

• Aller sur l'écran “Gestion des eventos” ;
• Cliquer sur l'icône à droite du sondage à dupliquer.
  Un nouveau sondage est alors créé à partir du précédent.

Si vous souhaitez utiliser un sondage comme “modèle”, vous pouvez utiliser la méthode ci-dessus pour dupliquer le sondage, puis :

• Positionner la date de clôture (onglet 3) au maximum de sa valeur (date de création + 1 an) dans le nouveau sondage, afin de conserver votre modèle le plus longtemps possible ;
• Supprimer les invitations avant de valider la création du sondage qui vous servira de modèle;
• Si vous souhaitez conserver ce modèle plus d'un an, vous devrez refaire une duplication de votre modèle.

Il n'est pas possible d'ajouter de pièces jointes mais vous pouvez ajouter des images dans la description de l'evento (onglet 1). Il faut suivre cette procédure :

• Cliquer sur l'icône de la barre d'outil du champ “Description” ;
• Cliquer sur l'icône ;
• Indiquer le lien vers l'image qui commence par http.

Il n'est pas possible de personnaliser les mails de notifications envoyés par Evento.

Il n'est pas possible de personnaliser le thème d'un sondage.

Afin de respecter le plus possible le RGPD, nous limitons les champs de saisie des données personnelles au strict minimum.
Si vous souhaitez collecter plus de données sur les participants :

• Vous pouvez utiliser le champ “Commentaires” en demandant aux participants d'y ajouter les informations dont vous avez besoin
• Vous devez informer les participants de la collecte de données personnelles et de leurs droits concernant l'accès, la rectification et la suppression de ces données. RENATER n'est pas responsable des données personnelles communiquées au-delà des champs prévus à cet effet (Voir CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION).

Il n'est pas possible à l'heure actuelle de définir des créneaux “matin” et “après-midi”.

L'interface de saisie rapide des créneaux horaires ne présente que des heures “justes” mais vous pouvez modifier l'horaire sélectionné au clavier. Cela vous permet d'indiquer n'importe quelle horaire, y-compris des créneaux de 15 minutes.

Si vous êtes connecté sur le site, Evento ne vous demandera pas votre nom car il le connaît déjà.
Seules les personnes non-connectées se verront demander leur nom.

Il n'est pas possible de changer le fuseau horaire directement depuis Evento.
Si vous souhaitez afficher les horaires dans un autre fuseau horaire, vous pouvez modifier temporairement le fuseau horaire de votre ordinateur.

Il est possible de rouvrir un sondage qui a été fermé moins d'un an après sa création et pour lequel aucune réponse finale n'a été choisie par le propriétaire.
Pour rouvrir un sondage, vous pouvez suivre la procédure Rouvrir un sondage du guide utilisateur.

Il est possible de partager ou déléguer la gestion d'un sondage en rajoutant des propriétaires.
Les propriétaires sont les personnes qui possèdent les droits de modification et de gestion d'un sondage.
Il est possible de définir plusieurs propriétaires dès la création d'un sondage et d'en rajouter ou d'en supprimer en modifiant le sondage (voir le chapitre Définir les propriétaires du guide utilisateur).
Les propriétaires doivent impérativement appartenir à la communauté ESR (Enseignement Supérieur / Recherche) afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités de gestion des sondages.

Evento ne sait pas générer de QR code à l'heure actuelle. Si vous le souhaitez, l'académie de Versailles a mis en ligne un outil de génération de QR codes gratuit.

Un sondage clos est un sondage auquel il n'est plus possible de répondre car sa date limite de réponse est dépassée.
Si vous êtes le propriétaire du sondage, vous avez la possibilité de prolonger le délai de réponse en suivant cette procédure : Rouvrir un sondage

Il n'est pas possible de modifier un sondage clos.

Le nombre souvent important de propositions de réponse ne permet pas d'obtenir un résultat visuel satisfaisant en terme d'impression.
C'est pourquoi Evento ne propose pas de fonction d'impression intégrée.
Si vous souhaitez tout de même imprimer un sondage, vous pouvez utiliser la fonction d'impression de votre navigateur. Nous ne garantissons pas la qualité de présentation et de mise en page des impressions.

Pour répondre à un sondage, vous devez renseigner vos choix sur l'écran de réponse accessible via le lien qui vous a été communiqué dans l'invitation à répondre.
Le guide utilisateur explique comment répondre à un sondage.

Vous pouvez répondre à votre propre sondage. Il vous suffit d'accéder au lien de réponse du sondage et de laisser votre réponse.

Si vous avez reçu une invitation à vous inscrire à un rendez-vous ou à une session :

• Ouvrez le lien que vous avez reçu dans votre invitation, la page de réponse s'ouvrira dans votre navigateur.
• Sur la page de réponse :
  • Renseignez votre nom, prénom et votre adresse mail dans les champs prévus à cet effet (Voir S'identifier pour répondre à un sondage).
    Si vous êtes authentifié, ces informations sont déjà connues et il ne vous sera pas demandé de les renseigner.
  • Indiquez vos préférences pour le rendez-vous ou pour la session dans la suite du formulaire (Voir Répondre aux questions).
  • Validez ensuite vos réponses pour que celles-ci soient envoyées à l'organisateur (Voir Valider vos réponses).
  • Vous recevrez ensuite un mail confirmant la prise en compte de vos réponses.
  • Le mail de confirmation contient un lien qui vous permettra de modifier ou de supprimer votre réponse si vous en avez besoin.

Pour modifier ou annuler/supprimer un rendez-vous ou une inscription, vous devez suivre la procédure suivante :

• Si vous avez toujours le mail de confirmation de votre participation au sondage :
  1. Ouvrez le mail de confirmation de votre participation.
  2. Cliquez sur “Accéder à mes réponses”.
     La page de réponse au sondage, incluant vos réponses, va s'ouvrir dans votre navigateur.
  3. Pour modifier vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Modifier ses réponses.
  4. Pour supprimer vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Supprimer ses réponses.
• Si vous n'avez plus le mail de confirmation de votre participation au sondage :
  • Si vous avez toujours l'invitation à répondre :
    • Si vous avez un compte ET que vous avez répondu avec l'adresse mail correspondant à ce compte :
      1. Authentifiez-vous sur Evento.
      2. Accéder au sondage via le lien reçu dans l'invitation.
         Vos réponses seront automatiquement retrouvées et affichées dans la page.
      3. Pour modifier vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Modifier ses réponses.
      4. Pour supprimer vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Supprimer ses réponses.
    • Si vous n'avez pas de compte :
      1. Accéder au sondage via le lien reçu dans l'invitation.
      2. Suivez la procédure décrite sur cette page : Récupérer le lien de modification de ses réponses.
      3. Pour modifier vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Modifier ses réponses.
      4. Pour supprimer vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Supprimer ses réponses.
  • Si vous n'avez plus l'invitation à répondre :
    • Si vous avez un compte ET que vous avez répondu avec l'adresse mail correspondant à ce compte :
      1. Authentifiez-vous sur Evento
      2. Cliquez ensuite sur “Gérer mes Eventos” sur la page d'accueil d'Evento.
      3. Cliquez ensuite sur l'onglet “Répondre à un Evento”.
         Vous retrouverez ici la liste des sondages auxquels vous avez été invité ou auxquels vous avez répondu.
      4. Cliquez ensuite sur l'icône “Répondre” du sondage pour lequel vous souhaitez retrouver les réponses.
      5. Pour modifier vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Modifier ses réponses.
      6. Pour supprimer vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Supprimer ses réponses.
    • Si vous n'avez pas de compte :
      1. Demandez au créateur du sondage de vous renvoyer l'invitation.
         Le créateur ne peut pas supprimer ou modifier vos réponses à votre place.
      2. Une fois l'invitation reçue, accédez au sondage via le lien reçu dans l'invitation.
      3. Suivez la procédure décrite sur cette page : Récupérer le lien de modification de ses réponses.
      4. Pour modifier vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Modifier ses réponses.
      5. Pour supprimer vos réponses : suivez la procédure décrite sur cette page : Supprimer ses réponses.
    • Si vous n'avez pas la possibilité de contacter le créateur du sondage, vous pouvez nous contacter et nous essaierons de retrouver le sondage.
      Merci de comprendre que nous ne pouvons retrouver le sondage que sur la base des informations que vous nous fournirez (nom du sondage, adresse mail de réponse, nom du créateur, …). Sans information suffisante de votre part, nous ne serons pas en mesure de vous aider.

Pour récupérer la liste des sondages auxquels vous avez déjà répondu :

• Vous devez être connecté (Voir Se connecter à Evento)
• Cliquez sur le bouton “Gérer mes Eventos”, la page de gestion des sondages doit s'afficher.
• Cliquez ensuite sur l'onglet “Répondre à un Evento”, la liste des sondages auxquels vous avez répondu et ceux auxquels vous êtes invités s'affiche.

Vous pouvez répondre “Peut-être” à une question à condition que le propriétaire du sondage ait autorisé cette réponse lors de la création du sondage.
Si le choix “Peut-être” n'est pas présent dans l'interface de réponse, c'est que le propriétaire n'a pas autorisé cette réponse.

Plusieurs mécanismes sont en place pour empêcher une même personne de répondre plusieurs fois à un même sondage.
Ils sont basés sur l'adresse mail du répondant et sont efficaces dans la très grande majorité des cas.
Cependant, si une personne répond avec deux adresses mail différentes, Evento ne sera pas en mesure de faire le rapprochement et de comprendre qu'il s'agit d'une seule et même personne.
Si vous avez autorisé la possibilité de répondre anonymement, les utilisateurs peuvent répondre sans laisser d'adresse mail. Evento ne pourra pas vérifier qu'une personne ayant répond anonymement a répondu plusieurs fois au même sondage.

Vous ne pouvez répondre à la place d'un invité que si le sondage est ouvert à tous (non authentifié). En allant sur la page de réponse du sondage, saisissez le nom et l'adresse mail de la personne. Celle-ci recevra un email lui donner l'accès aux réponses que vous avez saisies, et pourra les modifier si besoin.

Si le sondage n'est pas ouvert à tous, vous ne pourrez pas répondre pour la personne car il faudra s'identifier pour compléter le sondage.

Pour des raisons de protection de la vie privée et des données à caractère personnel, seul le propriétaire d'un sondage peut récupérer la liste des adresses mail des participants au sondage.
Si vous êtes propriétaire du sondage, la procédure de récupération est détaillée dans le guide utilisateur au chapitre Récupérer les adresses mail des participants.

Les utilisateurs qui n'ont pas répondu ne sont pas relancés automatiquement.
Vous pouvez néanmoins renvoyer manuellement toutes les invitations en utilisant l'icône enveloppe du sondage dans l'écran de gestion de vos sondages.

Il est possible de configurer un sondage pour la prise de rendez-vous (Voir Organiser des inscriptions ou des prises de rendez-vous), mais Evento ne permet pas aujourd'hui de gérer la “confirmation” de prise de rendez-vous à la façon d'applications dédiées à ce type de fonctionnalité.

Si vous utilisez Evento pour trouver une date commune, vous pouvez valider le créneau retenu à partir de l'écran de réponses (Voir Définir les réponses finales d'un sondage).
Si vous utilisez Evento pour caler un rendez-vous avec chaque participant, Evento ne permet pas aujourd'hui de gérer la “confirmation” de prise de rendez-vous à la façon d'applications dédiées à ce type de fonctionnalité.

Vous pouvez voir vos indisponibilités lorsque vous répondez à un sondage, sous condition de répondre en étant connecté (ce qui implique que vous devez être membre de la communauté ESR).
Evento permet d'importer des calendriers afin que vous puissiez être notifié d'un conflit avec un autre événement lorsque vous devez répondre à un sondage, ou lorsque vous devez faire des propositions de réponse lors de la création de sondage.
L'importation d'un calendrier est expliquée dans le guide utilisateur au chapitre Importer des calendriers dans Evento.
L'utilisation des calendriers est expliquée dans le guide utilisateur aux chapitres Créer des questions/Visualiser les conflits d'agenda et Répondre aux questions/Visualiser les conflits d'agenda.

L'importation d'un calendrier est expliquée dans le guide utilisateur au chapitre Importer des calendriers dans Evento.
Vous devez être en possession du lien iCalendar (ics) ou Free/Busy (ifb) vers votre calendrier pour pouvoir l'ajouter/importer dans Evento.

Pour récupérer le lien de votre calendrier dans PARTAGE :

1. Connectez-vous sur votre messagerie PARTAGE
   
2. Ouvrez l'onglet Calendrier
   
3. Cliquez sur l'icône “engrenage” (Options) dans le coin supérieur droit de la liste des calendriers
   
4. Sélectionnez “Envoyer un lien libre et occupé comme” dans le menu, puis sélectionnez “ICS”
   
5. Copiez le lien généré dans le mail.
   

Pour récupérer le lien de votre calendrier dans Google Agenda :
Suivre la manipulation “Consulter son agenda (lecture seule)” sur la page de documentation Google

 
Pour récupérer le lien de votre calendrier dans Outlook :
Suivre la manipulation “Publier votre calendrier” sur la page de documentation Outlook

Vous pouvez visualiser dans votre application d'agenda les créneaux que vous avez retenus en répondant à un sondage, sous condition d'y avoir répondu en étant connecté (ce qui implique que vous devez être membre de la communauté ESR).
Pour chaque utilisateur, Evento génère un calendrier comprenant :

1. Ses réponses aux sondages (si elles concernent des dates ou des horaires)
2. Ses propositions de réponse aux sondages qu'il a créés (si elles concernent des dates ou des horaires)

Il est possible d'ajouter/importer ce calendrier dans votre application d'agenda.
Pour cela, vous aurez besoin du lien iCalendar du votre calendrier “Evento” (Voir Récupérer le lien d'export du calendrier des Eventos en cours dans le guide utilisateur).

Vous devez préalablement récupérer l'URL de votre calendrier “Evento” (Voir Récupérer le lien d'export du calendrier des Eventos en cours dans le guide utilisateur).

Pour ajouter votre calendrier dans PARTAGE :

1. Connectez-vous à votre messagerie PARTAGE
2. Ouvrez l'onglet Calendrier
3. Cliquez sur l'icône “engrenage” (Options) dans le coin supérieur droit de la liste des calendriers
4. Sélectionnez “Ajouter un calendrier externe”
5. Sélectionnez “Ajouter un calendrier externe (autre)”
6. Cliquez sur “Suivant”
7. Sélectionnez le type “abonnement iCal”.
8. Saisissez l'URL de votre calendrier (Ou coller le contenu du presse-papier)
9. Cliquez sur “Suivant”
10. Choisissez un nom et une couleur pour votre calendrier
11. Cliquez sur “Suivant”

Pour ajouter votre calendrier dans Google Agenda :
Suivre la manipulation “Ajouter à l'aide d'un lien” sur la page de documentation Google
 
Pour ajouter votre calendrier dans Outlook :
Suivre la manipulation “S’abonner à un agenda Google” sur la page de documentation Outlook
En remplaçant l'URL Google par votre URL de calendrier.

Pour ajouter votre calendrier dans BlueMind:
Suivre la manipulation “Ajouter un calendrier externe” sur la page de documentation BlueMind

Les formats ics (iCalendar) et ifb (Free/Busy) sont des formats décrivant les événements d'un agenda.
Ces deux formats ne présentent pas le même niveau de détail :

• Ics (iCalendar) présente une description des événements incluant la date (et heure) de début, la date (et heure) de fin, un titre, une description ainsi que toutes autres informations sur l'événement.
  
• Ifb (Free/Busy) présente seulement les événements en tant qu'indisponibilités, celles-ci étant décrites seulement avec la date (et heure) de début et la date (et heure) de fin. Aucun détail sur l'événement n'est présent.
  

Seule l'URL de votre calendrier est conservée.
Les calendriers ajoutés sont téléchargés et analysés seulement lorsque vous souhaitez afficher les conflits lors de la réponse à un sondage ou lors de la création d'un sondage.
Le contenu des calendriers n'est pas conservé. Vous pouvez à tout moment supprimer l'URL de votre calendrier.